Английская лексика для офиса и административной работы

Проводить посетителя в комнату или кабинет, где его ждёт человек, с которым назначена встреча.

Поставить подпись, подтверждающую получение посылки, письма или доставки.

Письма и посылки, которые отправляются и доставляются почтовой службой; также сама система почтовой доставки.

Письма или посылки, которые офис отправляет адресатам; обычно их собирают для отправки почтой или передачи курьеру.

Бумажная или распечатанная форма, где посетители или участники записывают свои имена и сведения о прибытии.

Почтовая услуга с регистрацией отправления и доставки, обычно требующая подписи для более надёжной передачи важных материалов.

Один или несколько предметов, упакованных вместе в коробку или обёртку для доставки почтой или курьером.

Пространство у входа, где посетители прибывают, ждут, обращаются за помощью и получают указания к нужному человеку или помещению.

Помещение в офисе, где принимают, сортируют, подготавливают и распределяют входящую и исходящую почту и посылки.

Письма, посылки и другие почтовые отправления, которые поступают в офис от внешних отправителей.

Почтовая пометка с указанием вернуть недоставленное или отклонённое отправление тому, кто его отправил.

Плата за доставку писем или посылок почтовой службой.

Официальная почтовая отметка на отправлении, обычно указывающая, где и когда оно поступило в почтовую систему.

Ремешок, который носят на шее для крепления удостоверения, пропуска или небольшого предмета.

Подробный план путешествия, в котором по порядку перечислены рейсы, поезда, гостиницы, встречи и время; обычно готовится перед деловой поездкой.

Место для проживания, например гостиничный номер или апартаменты с обслуживанием, особенно организованное для деловой поездки.

Сообщение или документ от гостиницы, авиакомпании или другого поставщика, подтверждающий резервирование и содержащий сведения о нём и номер брони.

Деньги, потраченные во время деловой поездки, например на транспорт, гостиницу, питание и визы; обычно компания оплачивает их или возмещает сотруднику.

Заранее организованная поездка между аэропортом и гостиницей или местом встречи, например на заказанном такси, автомобиле или шаттле.

Аренда машины в прокатной компании на короткий срок, например на время деловой поездки.

Фиксированная сумма, выплачиваемая сотруднику за каждый день командировки на питание и мелкие расходы, часто без необходимости предъявлять чеки.

Письменные правила компании о бронировании и оплате деловых поездок и возмещении связанных расходов.

Организация транспорта и иногда проживания для рабочей поездки, обычно через корпоративную систему или агента.

План с временем в пути, транспортными сведениями и важными встречами в деловой поездке или путешествии.

Деньги, выданные сотруднику до рабочей поездки для покрытия ожидаемых расходов; обычно после поездки за них отчитываются.

Авиамаршрут, в котором пункт назначения перелёта туда и пункт отправления обратно различаются либо конечный пункт возвращения не совпадает с первоначальным городом вылета.

Ночной авиарейс, обычно вылетающий поздно вечером и прибывающий на следующее утро.

Выплата, рассчитываемая по расстоянию, которое сотрудник проехал на собственном автомобиле по рабочим делам.

Список тем для обсуждения на собрании в том порядке, в котором их будут рассматривать; обычно его заранее рассылают участникам.

Официальная письменная запись собрания: кто присутствовал, что обсуждали и решили, а также какие действия согласовали.

Короткое письменное сообщение внутри организации, которое информирует, объявляет об изменении или просит сотрудников что-либо сделать.

Помещение в офисе для встреч, обычно с большим столом, стульями и экраном; сотрудники бронируют его заранее.

Задача, согласованная на встрече, у которой есть ответственный человек и обычно срок выполнения.

Отправить документ, например повестку, протокол или служебную записку, всем, кому нужно с ним ознакомиться.

Руководить встречей: следовать повестке, удерживать обсуждение в рамках темы, предоставлять участникам слово и обеспечивать принятие решений.

Сокращение от any other business: последний пункт повестки собрания, когда участники могут поднять темы, которые заранее не были включены в список.

В контексте собраний — официальное сообщение от человека, который не сможет присутствовать; в протоколе — список тех, кто заранее сообщил о невозможности прийти.

Звонок, во время которого участники могут в реальном времени видеть и слышать друг друга через телефоны или компьютеры, подключённые к интернету.

Готовый макет документа для последовательной записи сведений о встрече, темах обсуждения, решениях и поручениях.

Отдельная тема, запланированная для обсуждения или принятия решения на собрании.

Минимальное число членов с правом голоса, которые должны присутствовать, чтобы собрание могло законно рассматривать определённые вопросы.

Официально поддержать вынесение предложения другого участника на рассмотрение собрания в соответствии с его процедурой.

Раздел повестки для дальнейшего рассмотрения актуальных вопросов из протокола предыдущей встречи.

Голос, который уполномоченный председатель или назначенное лицо подаёт, чтобы определить результат при равном числе голосов.

Голос, поданный уполномоченным лицом от имени имеющего право голоса участника, который не голосует лично.

Комплект повесток, отчётов и подтверждающих документов, подготовленный для заседания совета директоров.

Файл — например документ, электронная таблица или фотография, — отправленный вместе с электронным письмом.

Сокращение от carbon copy: отправить кому-либо копию письма для сведения или обозначение поля, куда вводят адрес этого человека.

Ответить на электронное письмо так, чтобы сообщение получили и отправитель, и все остальные адресаты исходного письма.

Автоматический ответ по электронной почте, сообщающий, что человек отсутствует, до какого времени и к кому следует обратиться вместо него.

Короткая строка вверху электронного письма, сообщающая читателю тему сообщения; она видна во входящих до открытия письма.

Отправить полученное электронное или текстовое сообщение другому человеку; также перенаправить звонки или почту на другой номер или адрес.

Сокращение от blind carbon copy: поле электронного письма для адресатов, чьи адреса не видны другим получателям.

Документ или предмет, помещённый в один конверт с письмом; сокращение Enc. или Encl. внизу письма указывает на наличие такого приложения.

Печатный заголовок вверху официальной бумаги с названием компании, логотипом, адресом и контактными сведениями; также бумага с таким заголовком.

Адрес, по которому человек или организация получают письма, посылки и другие почтовые отправления.

Приветственная формула в начале письма или электронного сообщения, например обращение к читателю по имени или должности.

Электронное письмо, отправленное после предыдущего сообщения, встречи или действия, чтобы напомнить, подтвердить, уточнить или запросить ответ.

Новый адрес, на который пересылают почту человеку или офису после переезда с прежнего места.

Предпочтительные правила компании по формулировкам, орфографии, форматированию, тону и макету письменных материалов.

Давать ответ на сообщение, вопрос или просьбу устно или письменно.

Серия связанных электронных писем на одну тему, отображаемых вместе в хронологическом порядке.

Принятая вежливая фраза, которую помещают перед именем отправителя в конце письма или электронного сообщения.

Уведомление о том, что получатель или его почтовая система открыли письмо либо отметили его как прочитанное.

Уведомление почтовой системы о доставке сообщения адресату без подтверждения, что его прочитали.

Повторно используемый блок с данными отправителя, автоматически добавляемый в конце письма.

Сохранённая группа адресов получателей, используемая для отправки одного сообщения всем участникам.

Сокращение от for the attention of, используемое, чтобы направить письмо или сообщение конкретному человеку или команде.

Компьютерный документ из строк и столбцов, используемый для хранения списков, вычислений и учёта, например бюджета, запасов или расписания.

Место хранения в корпоративной сети или облаке, где коллеги могут сохранять, открывать и редактировать одни и те же файлы.

Готовый файл с заданным макетом и стандартным текстом, который используют как основу, чтобы одинаковые документы выглядели единообразно и требовали меньше времени.

Ввести имя пользователя и пароль или пройти другую проверку безопасности, чтобы начать пользоваться компьютерной системой, сайтом или приложением.

Команда или служба, куда сотрудники обращаются при проблемах с компьютерами, программами, телефонами и другим ИТ-оборудованием.

Создать дополнительную копию компьютерных файлов и хранить её в другом месте, чтобы восстановить данные при потере или повреждении оригинала.

Функция текстового редактора, которая создаёт множество персонализированных писем, электронных сообщений или наклеек, объединяя шаблон со списком имён и адресов.

Программное обеспечение для проведения онлайн-встреч с видео, звуком, демонстрацией экрана, чатом и управлением участниками.

Отображение на экране того, как документ будет выглядеть на бумаге до его печати.

Способ размещения текста, изображений, полей и интервалов на печатной или цифровой странице.

Программа для создания, редактирования, форматирования и печати текстовых документов, таких как письма, отчёты и протоколы.

Компьютерная программа для организации данных в строках и столбцах, вычисления чисел и построения диаграмм.

Сокращение от optical character recognition — технологии преобразования текста на отсканированных страницах или изображениях в символы, читаемые компьютером.

Функция редактирования документа, которая фиксирует вставки, удаления и другие правки для последующей проверки.

Граница документа, начинающая новый раздел, макет или нумерация которого могут отличаться от предыдущего.

Инструкция в документе, начинающая следующий текст с новой страницы.

Функция редактирования текста, которая находит указанный фрагмент и заменяет его в одном или всех выбранных совпадениях.

Оставить выбранные строки или столбцы таблицы видимыми при прокрутке остальной части листа.

Правила проверки введённых данных на соответствие заданным условиям, например допустимому списку или числовому диапазону.

Выбранная часть электронной таблицы, предназначенная для вывода на печать.

Документ поставщика со списком предоставленных товаров или услуг, их ценами, итоговой суммой к оплате и сроком платежа.

Бумажная форма или электронный запрос, который сотрудник заполняет, чтобы вернуть потраченные на работу деньги, например за поездки, питание или принадлежности.

Бумажный или электронный документ, подтверждающий оплату товара или услуги и указывающий покупку, сумму и дату.

Вернуть человеку деньги, которые он потратил на рабочие нужды, обычно после предъявления чеков.

Оплачиваемые дни, которые работник имеет право ежегодно брать для отдыха и поездок.

Бумажная или электронная запись часов, отработанных сотрудником каждый день; иногда время также распределяют по проектам или клиентам.

Небольшая сумма наличных, хранящаяся в офисе для оплаты мелких повседневных затрат, например почтовых расходов, молока или такси, без обычной процедуры платежа.

Официальный документ, который компания отправляет поставщику для заказа товаров или услуг; в нём указаны позиции, количество, цены и номер заказа.

Официально одобрить, часто подписью, счёт, заявление о расходах, бюджет или документ.

Связаться с человеком ещё раз, чтобы напомнить о том, что он пока не сделал, например не ответил, не оплатил или не отправил документ.

Официальное правило или руководство, объясняющее, как должны вести себя сотрудники или как следует выполнять офисные процедуры.

Упорядоченная последовательность шагов, с помощью которой на рабочем месте выполняют задачу или процесс от начала до конца.