Vocabulario en inglés para tareas de oficina y administración

Guiar a una visita hasta la sala u oficina donde la espera la persona con la que tiene una cita.

Poner la firma para dejar constancia de haber recibido un paquete, una carta o una entrega.

Cartas y paquetes enviados y entregados por el servicio postal; también el sistema postal mismo.

Cartas o paquetes que una oficina envía, normalmente preparados para el correo postal o la recogida de mensajería.

Formulario en papel donde visitantes o asistentes anotan sus nombres y datos de llegada.

Servicio postal que registra el envío y la entrega, normalmente con firma para controlar la recepción de documentos importantes.

Objeto o conjunto de objetos embalados o colocados en una caja para su entrega postal o por mensajería.

Espacio cerca de la entrada donde llegan y esperan las visitas, piden ayuda y reciben indicaciones sobre a quién ver o adónde ir.

Zona de la oficina donde se reciben, clasifican, preparan y distribuyen cartas y paquetes entrantes y salientes.

Cartas, paquetes y otros envíos postales que llegan a una oficina desde remitentes externos.

Indicación postal para devolver al remitente un envío que no se puede entregar o que se ha rechazado.

Importe que se paga al servicio postal para que transporte cartas o paquetes.

Marca postal oficial aplicada a un envío, que suele indicar dónde y cuándo entró en el sistema postal.

Correa que se lleva alrededor del cuello para sujetar una tarjeta de identificación, una acreditación u otro objeto pequeño.

Plan detallado de un viaje que ordena vuelos, trenes, hoteles, reuniones y horarios; suele prepararse antes de un viaje de trabajo.

Lugar donde se hospeda una persona, como una habitación de hotel o un apartamento, especialmente durante un viaje de trabajo.

Mensaje o documento de un hotel, aerolínea u otro proveedor que confirma una reserva e incluye sus datos y número de referencia.

Dinero gastado en un viaje de trabajo, por ejemplo en transporte, hotel, comidas o visados, que normalmente paga o reembolsa la empresa.

Transporte organizado entre el aeropuerto y el hotel o lugar de reunión, como un taxi, coche o autobús lanzadera reservado.

Servicio de alquiler temporal de un coche, por ejemplo durante un viaje de trabajo.

Cantidad fija que se entrega a un empleado por cada día de viaje de trabajo para cubrir comidas y gastos menores, a menudo sin exigir recibos.

Reglas escritas de una empresa sobre cómo reservar, pagar y justificar los gastos de viajes de trabajo.

Organización del transporte y, a veces, del alojamiento para un viaje de trabajo, normalmente mediante un sistema o agente de la empresa.

Plan con horarios de viaje, datos de transporte y citas importantes de un desplazamiento o viaje de trabajo.

Dinero entregado a una persona empleada antes de un viaje de trabajo para cubrir gastos previstos, que normalmente se justifican después.

Itinerario aéreo en el que el destino de ida y el punto de salida del regreso son distintos, o en el que el destino final difiere del punto inicial.

Vuelo que sale tarde por la noche y suele llegar a la mañana siguiente.

Pago calculado según la distancia que recorre un empleado en su propio vehículo por motivos de trabajo.

Lista de los temas que se tratarán en una reunión, normalmente en el orden previsto y enviada antes a quienes participan.

Registro escrito oficial de una reunión con asistentes, temas tratados, decisiones y acciones acordadas.

Mensaje escrito breve que se distribuye dentro de una organización para informar, anunciar un cambio o pedir una acción al personal.

Sala de una oficina destinada a reuniones, normalmente con mesa, sillas y pantalla, que el personal reserva con antelación.

Tarea acordada durante una reunión, con una persona responsable y, normalmente, una fecha límite.

Enviar un documento, como un orden del día, un acta o un memorando, a todas las personas que deben consultarlo.

Guiar una reunión siguiendo el orden del día, moderando las intervenciones y procurando que se tomen decisiones.

Abreviatura de any other business: último punto del orden del día, en el que se pueden plantear temas no incluidos previamente.

En una reunión, comunicación formal de que alguien no podrá asistir; en el acta, relación de quienes avisaron de su ausencia.

Llamada por internet en la que los participantes se ven y se oyen en tiempo real mediante teléfonos u ordenadores.

Formato de documento preparado para registrar de manera uniforme los datos de una reunión, los temas tratados, las decisiones y las tareas.

Tema individual previsto para debatirse o decidirse durante una reunión.

Número mínimo de miembros con derecho a participar que deben estar presentes para que una reunión pueda tratar válidamente determinados asuntos.

Apoyar formalmente que se considere en una reunión la propuesta presentada por otra persona, según el procedimiento establecido.

Apartado del orden del día para retomar cuestiones pertinentes que aparecen en el acta de una reunión anterior.

Voto que una presidencia u otra persona autorizada utiliza para resolver un resultado que, de otro modo, quedaría empatado.

Voto emitido por una persona autorizada en nombre de un miembro con derecho a voto que no vota personalmente.

Conjunto de órdenes del día, informes y documentos de apoyo preparado para una reunión de la junta directiva.

Archivo, como un documento, hoja de cálculo o foto, que se envía junto con un correo electrónico.

Abreviatura de carbon copy: enviar una copia de un correo a alguien para que esté informado, o campo donde se escribe su dirección.

Contestar un correo enviando la respuesta tanto a quien lo mandó como a todas las demás personas que recibieron el mensaje original.

Respuesta automática de correo electrónico que informa que la persona está ausente, hasta cuándo y a quién contactar en su lugar.

Texto breve que aparece en la parte superior de un correo y resume de qué trata antes de abrirlo.

Enviar a otra persona un correo o mensaje recibido; también dirigir llamadas o correspondencia a otro número o dirección.

Abreviatura de blind carbon copy: campo de un correo destinado a receptores cuyas direcciones no pueden ver los demás destinatarios.

Documento u objeto incluido en el mismo sobre que una carta; las abreviaturas Enc. o Encl. al pie indican que se incluye uno.

Encabezado impreso de un documento oficial con el nombre, logotipo, dirección y datos de contacto de una empresa; también el papel que ya lleva ese encabezado.

Dirección en la que una persona u organización recibe cartas, paquetes y otras entregas postales.

Saludo al comienzo de una carta o un correo, por ejemplo, una forma de dirigirse al lector por su nombre o título.

Correo enviado después de un mensaje, reunión o gestión anterior para recordar, confirmar, aclarar o pedir respuesta.

Nueva dirección a la que se reenvía el correo de una persona u oficina después de que deja la dirección anterior.

Reglas preferidas de una empresa para el vocabulario, la ortografía, el formato, el tono y el diseño de sus textos.

Dar respuesta oral o escrita a un mensaje, una pregunta o una solicitud.

Serie de mensajes de correo relacionados con un mismo asunto que se muestran juntos en orden cronológico.

Fórmula cortés convencional que se coloca antes del nombre de quien escribe al final de una carta o correo.

Aviso que informa de que el sistema de correo de la persona destinataria abrió o marcó como leído un mensaje.

Aviso del sistema de correo electrónico que confirma que un mensaje llegó a su destino, sin confirmar que se leyera.

Bloque reutilizable con los datos de quien escribe que se añade al final de un correo electrónico.

Grupo guardado de direcciones de destinatarios que permite enviar un mismo mensaje a todas las personas incluidas.

Sigla de for the attention of («a la atención de»), que dirige una carta o mensaje a una persona o equipo concretos.

Documento informático organizado en filas y columnas para guardar listas, calcular cifras y llevar el seguimiento de presupuestos, existencias u horarios.

Espacio de almacenamiento en la red de una empresa o en la nube donde los compañeros guardan, abren y editan los mismos archivos.

Archivo preparado con un diseño y texto estándar que sirve de base para crear documentos similares con coherencia y menos trabajo.

Introducir el nombre de usuario y la contraseña, o superar otra comprobación de seguridad, para empezar a usar un sistema, sitio web o aplicación.

Equipo o servicio al que el personal recurre cuando tiene problemas con ordenadores, programas, teléfonos u otros equipos informáticos.

Crear una copia adicional de archivos informáticos y guardarla en otro lugar para poder recuperarlos si los originales se pierden o dañan.

Función de un procesador de textos que combina una plantilla con una lista de datos para crear cartas, correos o etiquetas personalizados en serie.

Programa para organizar reuniones en línea con funciones como vídeo, audio, compartir pantalla, chat y controles de participantes.

Vista en pantalla que muestra el aspecto que tendrá un documento en papel antes de imprimirlo.

Forma en que se distribuyen el texto, las imágenes, los márgenes y el espacio en una página impresa o digital.

Programa para crear, editar, dar formato e imprimir documentos de texto como cartas, informes y actas.

Programa informático que organiza datos en filas y columnas, calcula cifras y crea gráficos.

Tecnología que convierte texto de páginas escaneadas o imágenes en caracteres que puede procesar un ordenador; OCR son las siglas de optical character recognition.

Función de edición documental que registra inserciones, eliminaciones y otras revisiones para que se puedan revisar.

Límite que inicia una sección nueva del documento, cuya disposición o numeración puede diferir de la sección anterior.

Instrucción de documento que hace que el contenido siguiente comience en una página nueva.

Función de edición que busca un texto determinado y lo cambia por otro en algunas coincidencias o en todas.

Mantener visibles determinadas filas o columnas de una hoja de cálculo mientras se desplaza por el resto.

Reglas que comprueban si los datos introducidos cumplen condiciones especificadas, como pertenecer a una lista o estar dentro de un intervalo numérico.

Parte seleccionada de una hoja de cálculo que se ha designado para aparecer al imprimirla.

Documento de un proveedor que detalla los bienes o servicios, sus precios, el total que se debe pagar y la fecha límite de pago.

Formulario o solicitud en línea que presenta un empleado para recuperar dinero gastado en conceptos laborales, como viajes, comidas o suministros.

Documento en papel o electrónico que prueba un pago e indica qué se compró, el importe y la fecha.

Devolver a alguien el dinero que adelantó para un gasto de trabajo, normalmente después de que aporte los recibos.

Días libres remunerados a los que un empleado tiene derecho cada año para descansar o viajar.

Registro en papel o en un programa de las horas trabajadas cada día, a veces desglosadas por proyecto o cliente.

Pequeña cantidad de efectivo guardada en la oficina para gastos cotidianos de poco importe, como sellos, leche o un taxi.

Documento oficial que una empresa envía a un proveedor para solicitar bienes o servicios e indicar artículos, cantidades, precios y número de orden.

Dar aprobación oficial a algo, como una factura, una solicitud de gastos, un presupuesto o un documento, a menudo mediante una firma.

Contactar de nuevo con alguien para recordarle algo que aún no ha hecho, como responder, pagar o enviar un documento.

Regla o directriz formal que establece cómo debe comportarse el personal o seguirse un procedimiento de oficina.

Secuencia ordenada de pasos que permite completar una tarea o proceso laboral de principio a fin.