Vocabulario en inglés para tareas de oficina y administración

Persona que se ocupa de las tareas cotidianas de oficina de un equipo o una empresa, como atender llamadas, organizar calendarios, archivar documentos y pedir suministros.

Conjunto de formularios, cartas, registros y otros documentos que hay que preparar, completar o revisar durante un trabajo o proceso.

Forma abreviada de administration: el trabajo cotidiano de organización de una oficina, como gestionar correos, archivar, programar y mantener registros.

Persona responsable de que la oficina funcione bien, incluidos los espacios, suministros, personal administrativo, presupuesto y trato con proveedores.

Asistente que trabaja para una persona de alto nivel y gestiona su calendario, correo, viajes y reuniones; a menudo trata asuntos privados o confidenciales.

Decidir qué tareas son más importantes o urgentes y ocuparse de ellas primero.

Organización de oficina en la que el personal no tiene una mesa fija, sino que ocupa cualquier puesto libre, a menudo reservado mediante una aplicación.

Aparato de oficina que proporciona agua potable, a menudo fría y a veces también caliente.

Sala del lugar de trabajo donde el personal puede descansar, comer, preparar bebidas o hacer una pausa breve.

Persona que apoya a un equipo de trabajo con horarios, documentos, llamadas y tareas administrativas habituales.

Coordinación de los edificios, equipos y servicios de apoyo que mantienen un lugar de trabajo en condiciones de uso y seguridad.

Introducción estructurada en un sistema informático de información tomada de documentos fuente.

Técnica de escritura en la que se teclea con movimientos aprendidos de los dedos sin mirar el teclado.

Máquina que produce copias en papel de documentos; muchos modelos de oficina también imprimen, escanean y envían documentos por correo.

Máquina conectada a un ordenador o a una red que imprime en papel texto e imágenes de archivos digitales.

Papel, sobres, bolígrafos, grapas, carpetas y otros materiales de escritura de oficina; también papel impreso con el nombre y logotipo de una empresa.

Copiar un documento o una foto en papel a un ordenador con un escáner o impresora multifunción para convertirlo en archivo digital.

Artículos cotidianos que necesita una oficina, como papel, bolígrafos, tóner, carpetas y grapas; a veces también productos de cocina como café y té.

Cubierta plana de papel para enviar una carta o documento por correo, con espacio delante para la dirección del destinatario.

Máquina que corta papel en tiras o fragmentos pequeños para impedir que se lean documentos confidenciales.

Herramienta pequeña que une hojas de papel introduciendo una grapa metálica a través de ellas.

Polvo fino que utilizan las impresoras láser y las fotocopiadoras para imprimir; se suministra en un cartucho reemplazable.

Problema en el que el papel queda atrapado dentro de una impresora o fotocopiadora e impide que funcione hasta retirarlo.

Papel pequeño, normalmente cuadrado y de color, con adhesivo en un borde para pegarlo y retirarlo con facilidad; sirve para notas y recordatorios breves.

Pequeña pieza doblada de metal o plástico que mantiene juntas varias hojas sin graparlas.

Superficie lisa donde se escribe con rotuladores especiales y se borra con facilidad.

Pequeña pinza metálica de oficina con asas abatibles que sujeta un montón de hojas sin graparlas.

Herramienta pequeña de oficina que hace agujeros redondos en hojas para colocarlas en una carpeta o archivador de anillas.

Soporte con hojas grandes de papel que se pasan una a una y se usa para notas, diagramas y presentaciones grupales.

Dispositivo pequeño que imprime etiquetas adhesivas para archivos, estantes, cables, cajas y otros objetos de oficina.

Herramienta pequeña que extrae las grapas metálicas de unas hojas de papel.

Máquina que sella el papel entre capas protectoras de plástico.

Depósito reemplazable de tinta líquida que utiliza una impresora de inyección de tinta.

Impresión en ambas caras de una hoja, de forma automática o volviendo a alimentar el papel.

Ordenar páginas impresas para formar juegos completos en el orden correcto.

Máquina que imprime en sobres o etiquetas postales una marca que acredita el franqueo pagado.

Papel recubierto que transfiere a las hojas inferiores la presión de la escritura y produce copias sin una hoja de carbón aparte.

Colocar un documento en su lugar correcto —una carpeta, archivador o sistema informático— para poder encontrarlo después.

Material escrito, impreso o electrónico que informa o sirve de prueba oficial, como un contrato, informe o certificado.

Documento con espacios para escribir o introducir datos, usado para solicitar algo o registrar información de manera uniforme.

Completar un formulario o documento escribiendo la información requerida en los espacios vacíos.

Cubierta o contenedor para reunir papeles, o ubicación con nombre en un ordenador donde se guardan archivos.

Mueble de oficina con cajones profundos para guardar ordenadamente papeles y expedientes, a menudo con cerradura.

Versión de un documento impresa en papel, en contraste con su versión electrónica guardada en un ordenador.

Privado y destinado a ser visto solo por determinadas personas, como los datos salariales o información personal de empleados y clientes.

Trasladar documentos, correos o registros antiguos que ya no se consultan a diario a un lugar separado para conservarlos y poder recuperarlos.

Trabajo de crear, organizar y conservar registros, como facturas, contratos y expedientes de personal, con precisión y de forma que puedan localizarse.

Sistema digital para almacenar, organizar, localizar, compartir y controlar las versiones de documentos empresariales.

Sistema de almacenamiento electrónico que permite localizar, compartir y archivar documentos con facilidad.

Proceso de organizar y guardar documentos impresos en carpetas, cajones o archivadores para consultarlos después.

Práctica o política de conservar registros empresariales durante un plazo fijado antes de archivarlos o destruirlos.

Eliminar u ocultar información seleccionada de un documento antes de compartirlo.

Copia cuyo cotejo con el documento original ha confirmado una persona autorizada.

Firma trazada a mano con tinta sobre un documento físico.

Añadir una segunda firma a un documento ya firmado por otra persona para confirmarlo o aprobarlo.

Marcar un documento con las primeras letras del nombre, a menudo para dar constancia de una página o modificación.

Dejar sin efecto un documento o instrucción anterior al reemplazarlo por otro más reciente que pasa a aplicarse.

Sistema de archivo organizado por fechas que vuelve a poner documentos o tareas a la vista cuando llega el momento de actuar.

Indicación en un documento o sección que dirige al lector a información relacionada en otro lugar.

Acordar que una reunión, llamada o tarea ocurra en una fecha y hora determinadas y, por lo general, anotarla en un calendario.

Hora acordada para reunirse con alguien o acudir a un lugar, por ejemplo para ver a un cliente, médico o gerente.

Registro de las reuniones, citas y eventos de una persona o equipo, normalmente en un programa que otras personas pueden consultar y usar para añadir reuniones.

Última fecha u hora para terminar un trabajo, entregar un documento o efectuar un pago.

Organizar y reservar algo con antelación, como una sala, vuelo, hotel, mesa o tiempo de una persona.

Cambiar a otra fecha u hora una reunión, cita o evento ya previsto.

Periodos en que una persona puede reunirse o trabajar, o posibilidad de usar o reservar una sala, producto o servicio.

Mensaje o alerta que ayuda a recordar algo que se debe hacer, como asistir a una reunión, pagar una factura o cumplir un plazo.

Cambiar una reunión, un acto o una tarea a una fecha u hora posterior a la prevista.

Dicho de una persona, tener dos reuniones o citas simultáneas; dicho de una sala, estar asignada por error a dos grupos a la vez.

Periodo delimitado de un horario que se reserva o se ofrece para una reunión, llamada, visita u otra actividad.

Añadir una reunión o cita al calendario de manera provisional, sabiendo que todavía puede cambiar o quedar pendiente de confirmación.

Agenda impresa o digital que registra citas, reuniones, recordatorios y actividades previstas por fecha y hora.

Revisión rápida de calendarios, salas o recursos para saber si están libres en un momento determinado.

Acción de reservar una sala de reuniones u otro espacio para una hora, finalidad y grupo determinados.

Invitación de calendario o petición formal para que una o varias personas asistan a una reunión a una hora determinada.

Reunión programada para repetirse siguiendo una pauta regular, por ejemplo, el segundo martes de cada mes.

Programado de manera que un evento siga inmediatamente al anterior, sin descanso previsto entre ambos.

Petición incluida en una invitación para que la persona destinataria indique si asistirá.

Número telefónico interno conectado a la línea principal de una empresa que permite llamar directamente a una persona o puesto.

Mantener a una persona que llama esperando en la línea por un momento, normalmente mientras se consulta algo o se busca a la persona adecuada.

Conectar a quien llama con la persona o el departamento con quien desea hablar mediante la transferencia de la llamada.

Anotar la información que comunica una persona por teléfono para alguien que no está disponible, como su nombre, número y motivo de la llamada.

Sistema que graba mensajes telefónicos cuando la persona llamada no contesta; también, un mensaje grabado en ese sistema.

Llamar a alguien otra vez o responder a una llamada que esa persona intentó hacer antes.

Pregunta cortés por teléfono para averiguar el nombre de quien llama antes de comunicarlo con la persona que busca.

Terminar una llamada dejando el teléfono o pulsando el botón para desconectar.

Expresión que indica que el teléfono al que se llama está en uso y no puede recibir otra llamada en ese momento.

Sistema telefónico central de una organización o equipo que atiende el número principal y conecta a quienes llaman con la extensión adecuada.

Función telefónica que muestra el número o el nombre de quien llama antes de contestar.

Conexión telefónica que utiliza una red cableada fija en un edificio, en lugar de una red móvil.

Acción de pasar una llamada de una persona, línea o departamento a otro.

Información anotada o grabada durante una llamada para alguien que no estaba disponible en ese momento.

Sonido telefónico continuo que indica que una línea está lista para marcar un número.

Dispositivo o modo telefónico que reproduce la llamada por un altavoz para hablar sin sostener el auricular.

Función telefónica que avisa a alguien que ya está hablando de que otra persona intenta llamarle.

Persona que atiende en el mostrador de entrada de una oficina, un hotel o una clínica; recibe a las visitas, contesta el teléfono y las orienta.

Mostrador cerca de la entrada de una oficina, hotel o clínica donde se recibe y ayuda a las visitas; también puede aludir al personal que trabaja allí.

Escribir el nombre o registrarse electrónicamente al llegar a un edificio para dejar constancia de quién se encuentra allí.

Tarjeta o pegatina que lleva una persona visitante para mostrar que tiene autorización para estar en un edificio; a veces permite abrir ciertas puertas.

Persona o empresa que recoge y entrega paquetes o documentos de forma rápida y directa, a menudo el mismo día.