Английская лексика для офиса и административной работы

Сотрудник, который выполняет повседневные офисные задачи команды или компании: отвечает на звонки, ведёт календари, подшивает документы и заказывает принадлежности.

Формы, письма, записи и другие документы, которые нужно подготовить, заполнить или проверить в рамках работы или какого-либо процесса.

Сокращение от administration: повседневная организационная работа офиса — электронная переписка, подшивка документов, составление расписания, оформление форм и актуализация записей.

Человек, отвечающий за бесперебойную работу офиса, включая помещения, принадлежности, административный персонал, офисный бюджет и взаимодействие с поставщиками.

Ассистент, работающий на одного руководителя высокого уровня: ведёт его календарь и почту, организует поездки и встречи, часто занимается личными или конфиденциальными вопросами.

Решать, какие задачи наиболее важны или срочны, и выполнять их в первую очередь.

Организация офиса, при которой у сотрудников нет постоянного стола и они занимают любое свободное место, часто бронируя его заранее через приложение.

Аппарат или диспенсер в офисе, подающий питьевую воду, часто холодную, а иногда и горячую.

Комната на рабочем месте, где сотрудники могут отдохнуть, поесть, приготовить напиток или ненадолго прерваться.

Сотрудник, который помогает рабочей команде, ведя расписание и документы, обрабатывая звонки и выполняя регулярные административные задачи.

Координация зданий, оборудования и вспомогательных услуг, благодаря которым рабочее место остаётся пригодным и безопасным.

Внесение сведений из исходных документов в компьютерную систему в структурированном виде.

Печать на клавиатуре обученными движениями пальцев, не глядя на клавиши.

Машина для изготовления бумажных копий документов; большинство офисных моделей также печатают, сканируют и отправляют документы по электронной почте.

Устройство, подключённое к компьютеру или сети и печатающее на бумаге текст и изображения из цифровых файлов.

Бумага, конверты, ручки, скрепки, папки и другие письменные принадлежности для офиса; также бумага с названием и логотипом компании.

С помощью сканера или многофункционального принтера копировать бумажный документ или фотографию в компьютер, создавая цифровой файл.

Повседневные товары, необходимые для работы офиса: бумага, ручки, тонер, папки и скрепки, а иногда также кухонные принадлежности, например кофе и чай.

Плоская бумажная оболочка для отправки письма или документа почтой; на лицевой стороне указывают адрес получателя.

Машина, разрезающая бумагу на очень мелкие полосы или кусочки, чтобы конфиденциальные документы нельзя было прочитать.

Небольшой инструмент, скрепляющий листы бумаги тонкой согнутой металлической скобой, которая проходит через них.

Мелкий порошок, который лазерные принтеры и копировальные аппараты используют для печати текста и изображений вместо чернил; он находится в сменном картридже.

Неисправность, при которой бумага застревает внутри принтера или копира, из-за чего устройство не работает, пока лист не извлекут.

Небольшой квадратный лист цветной бумаги с клеевым слоем по одному краю, который легко приклеить к поверхности и снять; используется для коротких записей и напоминаний.

Небольшая согнутая металлическая или пластиковая скрепка для временного соединения нескольких листов бумаги без степлера.

Гладкая доска, на которой пишут специальными маркерами и легко стирают записи.

Небольшой металлический канцелярский зажим с откидными ручками, которым скрепляют толстую стопку бумаги без степлера.

Небольшой офисный инструмент, который пробивает круглые отверстия в листах бумаги, чтобы их можно было поместить в папку или скоросшиватель.

Подставка с большими листами бумаги, которые можно переворачивать; её используют для заметок, схем и групповых презентаций на встречах или обучении.

Небольшое устройство, печатающее самоклеящиеся этикетки для папок, полок, кабелей, коробок и других офисных предметов.

Небольшой инструмент, которым вытаскивают металлические скобы из листов бумаги.

Машина, запечатывающая бумагу между защитными слоями пластика.

Сменный контейнер с жидкими чернилами, используемый в струйном принтере.

Печать на обеих сторонах листа — автоматически либо после повторной подачи бумаги через принтер.

Расположить распечатанные страницы в правильном порядке, формируя полные экземпляры документа.

Машина, которая печатает на конвертах или почтовых этикетках отметку об оплаченной пересылке.

Бумага с покрытием, которое переносит давление письма на лежащие ниже листы, создавая копии без отдельной копировальной бумаги.

Помещать документ в надлежащее место — например, папку, шкаф или компьютерную систему, — чтобы его можно было легко найти.

Письменный, печатный или электронный материал, содержащий сведения или официальное подтверждение, например договор, отчёт или сертификат.

Документ с полями для письменного или электронного ввода данных; используется, чтобы подать заявку, запросить что-либо или записать сведения в стандартном виде.

Заполнить форму или документ, вписав требуемые сведения в пустые поля.

Обложка или контейнер для хранения бумаг вместе; также именованное место на компьютере, в котором хранятся файлы.

Предмет офисной мебели с глубокими ящиками для упорядоченного хранения бумаг и папок; часто оснащён замком.

Версия документа, напечатанная на бумаге, в отличие от электронной версии, хранящейся на компьютере.

Личный документ или информация, предназначенные только для определённого круга людей, например сведения о зарплате, договоры или персональные данные сотрудников и клиентов.

Переместить старые документы, электронные письма или записи, которые больше не нужны ежедневно, в отдельное безопасное место для будущего использования.

Работа по созданию, упорядочению и хранению записей, например счетов, договоров и кадровых дел, точно и так, чтобы их было легко найти.

Цифровая система для хранения, упорядочения, поиска и совместного использования деловых документов, а также контроля их версий.

Система хранения и упорядочения документов в электронном виде, позволяющая легко находить, передавать и архивировать их.

Процесс упорядочения и хранения печатных документов в физических папках, ящиках или шкафах для последующего использования.

Практика или политика хранения деловых записей в течение установленного срока до их архивирования или уничтожения.

Удалить или скрыть выбранные сведения в документе перед тем, как предоставить его другим.

Копия, соответствие которой оригиналу подтверждено уполномоченным лицом.

Подпись, написанная от руки чернилами на физическом документе.

Поставить вторую подпись на документе, который уже подписал другой человек, подтверждая или утверждая его.

Отметить документ первыми буквами своего имени, часто подтверждая страницу или внесённую правку.

Заменить более ранний документ или инструкцию, чтобы вместо них применялась новая версия.

Система хранения документов по датам, которая вновь обращает внимание на бумаги или задачи, когда наступает срок выполнить действие.

Указатель в документе или его разделе, направляющий читателя к связанной информации в другом месте.

Организовать встречу, звонок или задачу на определённые дату и время и обычно внести их в календарь.

Заранее согласованное время для встречи с кем-либо или посещения какого-либо места, например для встречи с клиентом, врачом или руководителем.

Запись встреч, приёмов и событий человека или команды; обычно ведётся в программе, к которой коллеги могут получить доступ и добавлять встречи.

Последняя дата или время, к которым нужно завершить работу, подать документ или внести платёж.

Заранее организовать и зарезервировать что-либо: переговорную, авиабилет, гостиничный номер, столик или время человека.

Изменить дату или время запланированной встречи, приёма или мероприятия и назначить новые.

Время, когда человек свободен для встречи или работы; также возможность воспользоваться помещением, товаром или услугой либо забронировать их.

Сообщение или уведомление, помогающее не забыть о необходимом действии, например прийти на встречу, оплатить счёт или соблюсти срок.

Перенести встречу, мероприятие или задачу на более позднюю дату или время, чем было запланировано.

Ситуация, когда на одно время назначены две встречи или записи либо по ошибке одно помещение зарезервировано сразу для двух групп.

Фиксированный отрезок времени в расписании, доступный или выделенный для определённой встречи, звонка, визита или занятия.

Предварительно добавить встречу или приём в календарь, понимая, что время ещё может измениться или требует подтверждения.

Бумажный или цифровой календарь для записи встреч, напоминаний и запланированных дел по датам и времени.

Быстрая проверка календарей, помещений или ресурсов, чтобы узнать, свободны ли они в определённое время.

Действие по резервированию переговорной или другого помещения на определённое время, для конкретной цели и группы.

Приглашение в календаре или официальная просьба к одному или нескольким людям прийти на встречу в определённое время.

Встреча, назначенная повторяться по регулярному расписанию, например во второй вторник каждого месяца.

Запланированный непосредственно после другого, без предусмотренного перерыва между событиями.

Просьба в приглашении сообщить, будет ли адресат присутствовать.

Внутренний телефонный номер, подключённый к основной линии компании и позволяющий дозвониться до конкретного сотрудника или стола.

Ненадолго оставить звонящего ждать на телефонной линии, обычно пока проверяешь информацию или ищешь нужного сотрудника.

Соединить звонящего с нужным человеком или отделом, переведя его вызов.

Записать сведения от звонящего для отсутствующего человека, например имя и номер звонящего и причину звонка.

Система, записывающая телефонные сообщения, когда вызываемый человек не отвечает; также сообщение, оставленное в такой системе.

Позвонить кому-либо ещё раз или вернуть звонок человеку, который пытался дозвониться ранее.

Вежливый телефонный вопрос, чтобы узнать имя звонящего до того, как соединить его с нужным сотрудником.

Закончить телефонный разговор, положив трубку или нажав кнопку завершения вызова.

Фраза, означающая, что по набираемому номеру уже говорят и сейчас соединить вызов нельзя.

Центральная телефонная система организации либо команда, отвечающая на основной номер и соединяющая звонящих с нужным добавочным номером.

Функция телефона, показывающая номер или имя звонящего до ответа и помогающая сотрудникам определить, кто звонит.

Телефонная связь через фиксированную проводную сеть здания, а не через мобильную сеть.

Действие по переводу телефонного звонка от одного человека, линии или отдела к другому.

Сведения, записанные или сохранённые по итогам телефонного разговора для человека, который в это время был недоступен.

Непрерывный телефонный сигнал, показывающий, что линия готова к набору номера.

Телефонное устройство или режим, при котором голос собеседника звучит через громкоговоритель, позволяя говорить, не держа трубку.

Функция телефона, которая сообщает человеку, уже разговаривающему по линии, что ему звонит ещё один абонент.

Человек, который работает за стойкой у главного входа в офис, отель или клинику: встречает посетителей, отвечает на звонки и направляет людей.

Стойка у входа в офис, отель или клинику, где встречают и обслуживают посетителей; также сотрудники, работающие за ней.

Вписать своё имя или зарегистрироваться в электронной системе по прибытии в здание, чтобы зафиксировать, кто находится внутри.

Карточка или наклейка, которую посетитель носит в офисном здании, чтобы показать, что ему разрешено находиться там; иногда она также открывает некоторые двери.

Человек или компания, которые забирают и быстро доставляют посылки и документы напрямую адресату, часто в тот же день.