Okuzeka
Английская лексика · Офисное администрирование

Английская лексика для офиса и административной работы

Офисная и административная работа включает телефонные разговоры, приём посетителей, расписания, встречи, поездки, документы, электронную переписку и согласование расходов. В международной среде эти задачи часто выполняют на английском. Словарь объясняет нужные слова и устойчивые фразы для повседневных рабочих ситуаций, деловых писем, совещаний и офисных систем.

  • 208 терминов
  • 11 тем
  • 72 базовых терминов
  • 416 примеров

Расходы, согласования и процедуры

  • approval workflowсуществительноепроцесс согласования, порядок утверждения

    Упорядоченный процесс, в котором запрос или документ направляется нужным людям для проверки и официального утверждения.

  • purchase requisitionсуществительноевнутренняя заявка на закупку, запрос на приобретение

    Внутренний документ с просьбой разрешить покупку товаров или услуг до оформления заказа поставщику.

  • imprestсуществительноесистема фиксированного денежного фонда, система возмещения израсходованных средств

    Система контроля наличного фонда, при которой его пополняют на сумму подтверждённых расходов, чтобы восстановить установленный остаток.

  • three-way matchingсуществительноетрёхсторонняя сверка, сверка заказа, поставки и счёта

    Проверка счёта по заказу на закупку и записи о получении товара перед утверждением оплаты.

  • authorised signatoryсуществительноеуполномоченное лицо, имеющее право подписи, уполномоченный подписант

    Лицо, которому официально разрешено подписывать определённые документы от имени организации.

  • segregation of dutiesсуществительноеразделение обязанностей, разграничение полномочий

    Распределение ключевых этапов процесса между разными людьми, чтобы один человек не контролировал всю операцию целиком.

  • goods received noteсуществительноеакт приёмки товара, внутренняя запись о полученном товаре

    Внутренний документ о фактически полученных от поставщика товарах, включая количество и расхождения.

  • blanket purchase orderсуществительноерамочный заказ на закупку, заказ на регулярные поставки

    Заказ на закупку, охватывающий повторные приобретения у поставщика в течение согласованного периода и в рамках заданных условий или лимитов.

Короткий тест: знаете ли вы эти термины?

Десять вопросов из словаря. Выберите правильное значение каждого термина и проверьте результат.

Как изучать лексику: Офисное администрирование

  • Запоминайте телефонные фразы целиком: Could you hold the line?, I’ll put you through, Can I take a message? Произносите их вслух, чтобы уверенно использовать в разговоре.
  • Читайте рабочие образцы: agendas, minutes, memos, booking confirmations, invoices и out-of-office replies; отмечайте повторяющиеся формулы и глаголы.
  • Отрабатывайте вслух даты, время, номера телефонов и написание имён по фонетическому алфавиту, чтобы передавать детали без ошибок.
  • Ведите список похожих слов, которые легко перепутать: stationery/stationary, receipt/recipe, agenda/diary.
  • Учитывайте британские и американские варианты: diary/calendar, post/mail, holiday/vacation. Выбирайте тот вариант, которым пользуются коллеги и клиенты.

Частые вопросы

Чем agenda отличается от minutes?

Agenda — повестка, подготовленная до встречи: в ней перечислены темы для обсуждения. Minutes — протокол, фиксирующий обсуждение, решения и дальнейшие действия. Повестку рассылают заранее, протокол — после совещания.

Как профессионально ответить на офисный звонок по-английски?

Назовите приветствие, компанию или отдел и своё имя, затем предложите помощь: Good morning, Brightline Logistics, Elif speaking. How can I help you? Если звонящий просит другого сотрудника, можно спросить May I ask who’s calling? и затем соединить его или предложить принять сообщение.

В чём разница между cc и bcc в письме?

Получатели в поле cc получают копию письма, и их адреса видны другим адресатам. Адреса в bcc скрыты от остальных получателей. Bcc используют, когда отправляют письмо большой группе людей, которым не нужно видеть адреса друг друга.

Как написать «прикрепляю файл» в деловом письме?

Естественные варианты: I’ve attached the report и Please find the report attached. Второй звучит формальнее. Для бумажного письма с документом в том же конверте используют Please find enclosed.

Закрепляйте лексику чтением

Тексты подходящего уровня помогают запоминать новые слова. Выберите бесплатные книги на английском: