Ofis ve Sekreterlik İngilizcesi: 100 Temel Terim ve Anlamları

Bir ekibin ya da şirketin günlük ofis işlerini yürüten kişi; telefonlara bakar, takvimleri düzenler, evrakları dosyalar ve malzeme siparişi verir.

Bir işin ya da sürecin parçası olarak hazırlanması, doldurulması ya da kontrol edilmesi gereken form, yazı, kayıt ve diğer belgelerin tümü.

Administration kelimesinin kısaltması; e-postalar, dosyalama, planlama, formlar ve kayıtların güncel tutulması gibi bir ofisteki günlük düzenleme işleri.

Bir ofisin düzenli işlemesinden sorumlu kişi; bina ve tesis işleri, malzemeler, idari personel, ofis bütçesi ve tedarikçilerle iletişim onun sorumluluğundadır.

Tek bir üst düzey yöneticiye çalışan; onun takvimini, e-postalarını, seyahatlerini ve toplantılarını yöneten ve çoğu zaman özel ya da gizli konularla da ilgilenen asistan.

Hangi işlerin en önemli ya da en acil olduğuna karar verip önce onlarla ilgilenmek.

Çalışanların sabit bir masasının olmadığı, herhangi bir boş masayı çoğu zaman bir uygulama üzerinden önceden ayırtarak kullandığı ofis düzeni.

Belgelerin kağıt kopyasını çıkaran makine; ofislerdeki çoğu model aynı zamanda yazdırma, tarama ve belgeleri e-postayla gönderme işlevlerine de sahiptir.

Bir bilgisayara ya da ağa bağlı olan ve dijital dosyalardaki metin ve görüntüleri kağıda aktaran makine.

Ofiste kullanılan kağıt, zarf, kalem, zımba teli, klasör gibi yazı ve büro malzemeleri; ayrıca üzerinde şirketin adı ve logosu basılı kağıtlar.

Kağıt bir belgeyi ya da fotoğrafı tarayıcı veya çok işlevli yazıcı kullanarak bilgisayara aktarıp dijital dosyaya dönüştürmek.

Bir ofisin işlemesi için gereken günlük malzemeler; kağıt, kalem, toner, dosya, zımba teli ve bazen çay, kahve gibi mutfak ürünleri.

Bir mektup ya da belgeyi postayla göndermek için kullanılan, ön yüzünde alıcının adresi için yer bulunan düz kağıt kılıf.

Gizli belgelerin okunamaması için kağıdı çok ince şeritlere ya da küçük parçalara ayıran makine.

Kağıt yapraklarını, staple denen ince ve bükülmüş bir metal parçayı içlerinden geçirerek birbirine tutturan küçük alet.

Lazer yazıcı ve fotokopi makinelerinin metin ve görüntü basmak için mürekkep yerine kullandığı ince toz; değiştirilebilir bir kartuş içinde gelir.

Kağıdın yazıcı ya da fotokopi makinesinin içinde sıkışması ve kağıt çıkarılana kadar makinenin çalışmaması sorunu.

Bir kenarında yapışkan bulunan, yüzeylere yapıştırılıp kolayca çıkarılabilen küçük renkli kağıt; kısa notlar ve hatırlatmalar için kullanılır.

Bir belgeyi klasör, dolap ya da bilgisayar sistemi gibi doğru yerine kaldırmak; böylece gerektiğinde kolayca bulunabilmesini sağlamak.

Bir konuda bilgi veren ya da bir şeyin resmi kanıtı olan yazılı, basılı veya elektronik materyal; sözleşme, rapor ya da sertifika gibi.

Bir şeye başvurmak, bir talepte bulunmak ya da bilgileri standart bir şekilde kaydetmek için kullanılan, bilgilerin yazıldığı boşlukları olan belge.

Bir formu ya da belgeyi, boş bırakılan yerlere istenen bilgileri yazarak tamamlamak.

Kağıtları bir arada tutmak için kullanılan kapak ya da dosya; veya bilgisayarda dosyaların saklandığı adlandırılmış yer.

Kağıt ve dosyaları düzenli şekilde saklamak için derin çekmeceleri olan, çoğu zaman kilitli ofis mobilyası.

Bir belgenin bilgisayarda saklanan elektronik halinin aksine kağıda basılmış hali.

Özel olan ve yalnızca belirli kişilerin görmesi amaçlanan; maaş bilgileri, sözleşmeler ya da çalışanlar ve müşterilerle ilgili kişisel bilgiler gibi.

Günlük kullanımdan çıkmış eski belge, e-posta ya da kayıtları, ileride başvurmak üzere güvenle saklandıkları ayrı bir yere taşımak.

Fatura, sözleşme ve personel dosyaları gibi kayıtları doğru şekilde oluşturma, düzenleme ve kolay bulunacak biçimde saklama işi.

Bir toplantının, görüşmenin ya da işin belirli bir gün ve saatte yapılmasını ayarlamak ve genellikle bunu takvime işlemek.

Biriyle görüşmek ya da bir yere gitmek için önceden belirlenmiş zaman; örneğin bir müşteriyle, doktorla ya da yöneticiyle görüşme.

Bir kişinin ya da ekibin toplantı, randevu ve etkinliklerinin işlendiği kayıt; genellikle iş arkadaşlarının görüp üzerine toplantı ekleyebildiği bir yazılımda tutulur.

Bir işin bitirilmesi, bir belgenin teslim edilmesi ya da bir ödemenin yapılması için tanınan en son tarih ya da saat.

Toplantı odası, uçuş, otel odası, masa ya da birinin zamanı gibi bir şeyi önceden ayarlayıp ayırtmak.

Planlanmış bir toplantının, randevunun ya da etkinliğin tarihini veya saatini değiştirip yeni bir zamana almak.

Bir kişinin görüşme ya da çalışma için boş olduğu zamanlar; ya da bir odanın, ürünün veya hizmetin kullanılabilir veya rezerve edilebilir olması.

Birinin toplantıya katılmak, fatura ödemek ya da bir teslim tarihine yetişmek gibi yapması gereken bir şeyi hatırlamasına yardım eden mesaj veya uyarı.

Bir toplantıyı, etkinliği ya da işi planlanandan daha sonraki bir tarihe veya saate kaydırmak.

Aynı saate iki toplantı ya da randevu ayarlanmış olan; veya yanlışlıkla aynı anda iki gruba ayrılmış oda için kullanılır.

Bir programda belirli bir toplantı, görüşme, ziyaret ya da etkinlik için ayrılan veya boş olan belirli zaman aralığı.

Bir toplantıyı ya da randevuyu, henüz kesinleşmediğini ve değişebileceğini bilerek takvime geçici olarak eklemek.

Bir şirketin ana hattına bağlı, arayanların belirli bir kişiye ya da masaya ulaşmasını sağlayan dahili telefon numarası.

Arayan kişiyi, bir şeyi kontrol ederken ya da doğru kişiyi bulurken kısa bir süre hatta bekletmek.

Arayan kişiyi, görüşmek istediği kişiye ya da birime çağrıyı aktararak bağlamak.

Ulaşılamayan biri için arayan kişiden ad, telefon numarası ve arama nedeni gibi bilgileri not almak.

Aranan kişi telefonu açmadığında mesajları kaydeden sistem; ayrıca bu şekilde kaydedilen sesli mesaj.

Birini tekrar aramak ya da daha önce sizi aramaya çalışmış birine telefonla dönüş yapmak.

Arayan kişiyi görüşmek istediği kişiye bağlamadan önce adını öğrenmek için telefonda sorulan kibar soru.

Telefonu yerine koyarak ya da görüşmeyi bitiren tuşa basarak bir telefon konuşmasını sonlandırmak.

Aranan telefonun o anda başka bir görüşmede olduğu ve bu yüzden aramanın şimdilik bağlanamadığı anlamına gelen ifade.

Bir kurumun merkezi telefon sistemi ya da ana numarayı yanıtlayıp arayanları doğru dahili numaraya bağlayan ekip.

Bir ofisin, otelin ya da kliniğin giriş masasında çalışan; ziyaretçileri karşılayan, telefonlara bakan ve gelenleri doğru kişiye ya da yere yönlendiren kişi.

Bir ofisin, otelin ya da kliniğin girişinde ziyaretçilerin karşılandığı ve yardım aldığı masa; aynı zamanda orada çalışan personel.

Bir binaya vardığınızda, kimin içeride olduğunun kaydı tutulsun diye adınızı yazmak ya da elektronik olarak giriş kaydı yapmak.

Bir ziyaretçinin ofis binasında bulunmasına izin verildiğini gösteren, üzerine takılan kart ya da etiket; çoğu zaman bazı kapıları da açar.

Paketleri ve belgeleri hızlı ve doğrudan, çoğu zaman aynı gün içinde alıp teslim eden kişi ya da şirket.

Bir ziyaretçiyi, görüşeceği kişinin beklediği odaya ya da ofise götürüp içeri almak.

Bir paketi, mektubu ya da teslimatı aldığınızı onaylamak için imza atmak.

Posta hizmetiyle gönderilip teslim edilen mektup ve paketler; ayrıca posta sisteminin kendisi.

Bir yolculuğun ayrıntılı planı; uçuşları, trenleri, otelleri, toplantıları ve saatleri sırasıyla listeler ve genellikle iş seyahatinden önce hazırlanır.

Özellikle iş seyahatindeki biri için ayarlanan otel odası ya da hizmetli daire gibi kalınacak yer.

Bir otelin, havayolunun ya da başka bir hizmet sağlayıcının rezervasyonu onaylayan ve ayrıntılarını ve rezervasyon numarasını içeren mesajı veya belgesi.

Bir iş seyahatinde ulaşım, otel, yemek ve vize gibi kalemlere harcanan ve normalde şirketin ödediği ya da geri ödediği para.

Bir yolcuyu havalimanı ile oteli ya da toplantı yeri arasında götürüp getirmek için ayarlanan ulaşım; önceden ayarlanmış taksi, araç ya da servis gibi.

Örneğin bir iş seyahati sırasında, bir kiralama şirketinden kısa süreliğine araç kiralama.

Bir çalışana iş seyahatinin her günü için yemek ve küçük masrafları karşılamak üzere ödenen sabit tutar; çoğu zaman fiş gerektirmez.

Bir toplantıda görüşülecek konuların ele alınacakları sırayla yazıldığı ve genellikle katılımcılara önceden gönderilen liste.

Bir toplantının resmi yazılı kaydı; kimlerin katıldığını, nelerin konuşulduğunu, hangi kararların alındığını ve hangi görevlerin kararlaştırıldığını gösterir.

Bir kurum içinde bilgi vermek, bir değişikliği duyurmak ya da çalışanlardan bir şey yapmalarını istemek için gönderilen kısa yazılı mesaj.

Ofiste toplantılar için kullanılan, genellikle masa, sandalye ve ekran bulunan ve çalışanların önceden ayırttığı oda.

Bir toplantıda kararlaştırılan, sorumlu bir kişiye verilen ve genellikle bir teslim tarihi olan görev.

Gündem, tutanak ya da iç yazı gibi bir belgeyi görmesi gereken herkese göndermek.

Gündeme bağlı kalarak, tartışmayı konu dışına çıkarmadan, herkese söz hakkı vererek ve kararların alınmasını sağlayarak bir toplantıyı yönetmek.

Any other business'ın kısaltması; toplantı gündeminin son maddesidir ve katılımcıların listede olmayan konuları açabildiği bölümdür.

Toplantılarda katılamayacak kişinin gönderdiği resmi bildirim; tutanaklarda ise katılamayacağını önceden bildiren kişilerin listesi.

Bir e-postayla birlikte gönderilen belge, tablo ya da fotoğraf gibi dosya.

Carbon copy'nin kısaltması; bir e-postanın kopyasını bilgi için birine göndermek ya da bu kişinin adresinin yazıldığı alan.

Bir e-postaya, yanıt hem gönderene hem de ilk mesajı alan herkese gidecek şekilde cevap vermek.

Kişinin ofiste olmadığını, ne zamana kadar uzakta olduğunu ve bu sürede kimle iletişime geçilebileceğini bildiren otomatik e-posta yanıtı.

Bir e-postanın en üstünde yer alan ve mesajın neyle ilgili olduğunu anlatan kısa satır; e-posta açılmadan gelen kutusunda görünür.

Aldığınız bir e-postayı ya da mesajı başka birine göndermek; veya çağrıları ya da postayı başka bir numaraya veya adrese yönlendirmek.

Blind carbon copy'nin kısaltması; adresleri diğer alıcılar tarafından görülemeyen alıcılar için kullanılan e-posta alanı.

Bir mektupla aynı zarfa konan belge ya da nesne; mektubun altındaki Enc. ya da Encl. kısaltması böyle bir ek olduğunu gösterir.

Resmi kağıtların üst kısmında yer alan ve şirketin adını, logosunu, adresini ve iletişim bilgilerini gösteren basılı başlık; ayrıca bu başlığın basılı olduğu kağıt.

Satır ve sütunlar halinde düzenlenmiş; listeleri saklamak, hesap yapmak ve bütçe, stok ya da program gibi şeyleri takip etmek için kullanılan bilgisayar dosyası.

Bir şirketin ağında ya da bulutta, iş arkadaşlarının aynı dosyaları kaydedip açtığı ve düzenlediği ortak saklama alanı.

Benzer belgelerin aynı görünmesi ve daha az zaman alması için başlangıç noktası olarak kullanılan, sabit düzeni ve standart metni olan hazır dosya.

Bir bilgisayar sistemini, web sitesini ya da uygulamayı kullanmaya başlamak için kullanıcı adınızı ve şifrenizi girmek veya başka bir güvenlik doğrulamasından geçmek.

Çalışanların bilgisayar, yazılım, telefon ya da diğer bilişim ekipmanlarıyla ilgili sorun yaşadıklarında başvurduğu ekip veya hizmet.

Bilgisayar dosyalarının ek bir kopyasını alıp başka bir yerde saklamak; böylece asıl dosya kaybolur ya da bozulursa verilerin kurtarılabilmesini sağlamak.

Tek bir şablonu isim ve adres listesiyle birleştirerek çok sayıda kişiselleştirilmiş mektup, e-posta ya da etiket oluşturan kelime işlemci özelliği.

Bir tedarikçinin sağladığı mal ya da hizmetleri, fiyatlarını, ödenecek toplam tutarı ve son ödeme tarihini gösteren belge.

Bir çalışanın yol, yemek ya da malzeme gibi iş için yaptığı harcamaları geri almak için doldurduğu form ya da çevrim içi talep.

Bir şeyin parasını ödediğinizi kanıtlayan; neyin satın alındığını, tutarı ve tarihi gösteren kağıt ya da e-posta.

İş için kendi parasından harcama yapmış birine, genellikle fişlerini gösterdikten sonra o parayı geri ödemek.

Bir çalışanın her yıl tatil ve dinlenme için hak ettiği ücretli izin günleri.

Bir çalışanın her gün kaç saat çalıştığını, bazen proje ya da müşteriye göre ayırarak gösteren kağıt veya yazılım kaydı.

Posta ücreti, süt ya da taksi gibi küçük günlük masrafları normal ödeme sürecine girmeden karşılamak için ofiste tutulan az miktarda nakit para.

Bir şirketin mal ya da hizmet sipariş etmek için tedarikçiye gönderdiği; kalemleri, miktarları, fiyatları ve sipariş numarasını içeren resmi belge.

Bir fatura, masraf beyanı, bütçe ya da belge gibi bir şeye, çoğu zaman imzalayarak resmi onay vermek.

Henüz yanıt vermemiş, ödeme yapmamış ya da belge göndermemiş birine bu işi hatırlatmak için yeniden ulaşmak.