Англійська для офісного адміністрування з українськими поясненнями

Працівник, який виконує повсякденні офісні завдання команди або компанії: відповідає на дзвінки, веде календарі, упорядковує документи й замовляє матеріали.

Форми, листи, записи та інші документи, які потрібно підготувати, заповнити або перевірити в межах роботи чи процедури.

Скорочення administration: повсякденне організування офісної роботи — листи, документи, розклад, форми й актуалізація обліку.

Працівник, відповідальний за злагоджену роботу офісу: приміщення, запаси, адміністративний персонал, офісний бюджет і зв’язок із постачальниками.

Помічник одного керівника, який веде його календар, пошту, поїздки й зустрічі та часто займається приватними або конфіденційними справами.

Визначати найважливіші або найтерміновіші завдання й виконувати їх першими.

Організація офісу, за якої працівники не мають постійного власного столу, а користуються будь-яким вільним, часто попередньо бронюючи його в застосунку.

Офісний пристрій, що подає питну воду, часто холодну, а іноді й гарячу.

Приміщення на роботі, де працівники можуть відпочити, поїсти, приготувати напої або зробити коротку перерву.

Працівник, який допомагає робочій команді, ведучи розклади, документи, дзвінки та поточні адміністративні справи.

Координація утримання будівель, обладнання й допоміжних послуг, завдяки яким робоче місце залишається придатним до використання та безпечним.

Внесення інформації з первинних документів до комп'ютерної системи у структурованому вигляді.

Друкування завдяки відпрацьованим рухам пальців без погляду на клавіатуру.

Пристрій для виготовлення паперових копій документів; більшість офісних моделей також друкує, сканує й надсилає документи електронною поштою.

Пристрій, під’єднаний до комп’ютера або мережі, який переносить текст і зображення цифрових файлів на папір.

Папір, конверти, ручки, скоби, папки та інше письмове приладдя офісу; також папір із назвою й логотипом компанії.

Переносити паперовий документ або фотографію в комп’ютер за допомогою сканера чи багатофункціонального принтера, перетворюючи на цифровий файл.

Повсякденні речі для роботи офісу: папір, ручки, тонер, папки, скоби, а іноді й кухонні запаси, як-от кава та чай.

Плоска паперова оболонка для надсилання листа або документа поштою з місцем для адреси одержувача на лицьовому боці.

Пристрій, що ріже папір на дуже дрібні смужки або шматочки, щоб конфіденційні документи неможливо було прочитати.

Невеликий інструмент, що з’єднує аркуші паперу, пробиваючи їх тонкою зігнутою металевою скобою.

Дрібний порошок, який лазерні принтери й копіювальні апарати використовують замість чорнила для друку текстів і зображень; міститься у змінному картриджі.

Несправність, за якої папір застрягає всередині принтера або копіювального апарата й зупиняє роботу до його видалення.

Невеликий квадрат кольорового паперу з клейким краєм, який легко приклеїти й зняти; використовується для коротких записів і нагадувань.

Невеликий зігнутий шматок металу або пластику для з’єднання кількох аркушів без степлера.

Гладка дошка для написання нотаток або схем спеціальними маркерами та легкого стирання.

Невеликий металевий офісний затискач із відкидними ручками для скріплення товстої пачки паперу без степлера.

Невеликий канцелярський інструмент, який робить круглі отвори в аркушах паперу для підшивання в папку або швидкозшивач.

Підставка з великими аркушами паперу, які можна перегортати, для записів, схем і групових презентацій на зустрічах або навчанні.

Невеликий пристрій, який друкує клейкі етикетки для папок, полиць, кабелів, коробок та інших офісних речей.

Невеликий інструмент для витягання металевих скоб з аркушів паперу.

Машина, що запаює папір між захисними шарами пластику.

Змінна ємність із рідким чорнилом для струменевого принтера.

Друкування з обох боків аркуша автоматично або з повторним подаванням паперу.

Упорядковувати надруковані сторінки в повні комплекти з правильною послідовністю сторінок.

Машина, що друкує позначку сплаченого поштового збору на конвертах або поштових етикетках.

Папір із покриттям, що передає натиск під час письма нижнім аркушам і створює копії без окремого копіювального аркуша.

Поміщати документ у належне місце — папку, шафу чи комп’ютерну систему — щоб його легко знайти.

Письмовий, друкований або електронний матеріал, що містить інформацію чи офіційне підтвердження, наприклад контракт, звіт або свідоцтво.

Документ із полями для введення відомостей, який використовують для заяв, запитів або стандартного запису даних.

Вносити потрібні відомості в порожні поля форми чи документа.

Обкладинка або контейнер для зберігання паперів разом чи іменоване місце на комп’ютері, де зберігаються файли.

Офісні меблі з глибокими шухлядами для впорядкованого зберігання паперів і справ, часто із замком.

Версія документа, надрукована на папері, на відміну від електронної версії на комп’ютері.

Приватний і призначений лише для певного кола осіб, як-от відомості про зарплату, контракти або особисті дані працівників і клієнтів.

Переміщувати старі документи, листи або записи, які більше не потрібні щодня, до окремого безпечного місця для подальшого використання.

Точне створення, упорядкування й зберігання записів, наприклад рахунків, контрактів та особових справ, так, щоб їх було легко знайти.

Цифрова система зберігання, упорядкування, пошуку, поширення й контролю версій ділових документів.

Система електронного зберігання й організації документів для зручного пошуку, спільного використання та архівування.

Упорядкування та зберігання друкованих документів у фізичних папках, шухлядах або шафах для подальшого використання.

Практика або правила зберігання ділової документації протягом установленого періоду до архівування чи знищення.

Видаляти або приховувати вибрану інформацію в документі перед його передаванням іншим.

Копія, відповідність якої оригіналу документа підтвердила уповноважена особа.

Підпис, зроблений рукою чорнилом на паперовому документі.

Додавати другий підпис до вже підписаного іншою людиною документа, підтверджуючи або схвалюючи його.

Позначати документ початковими літерами свого імені, часто для підтвердження ознайомлення зі сторінкою або зміною.

Замінювати попередній документ або вказівку так, щоб замість них застосовувався новий варіант.

Система документів, упорядкована за датами, яка повертає увагу до паперів або завдань, коли настає час діяти.

Вказівка в документі або розділі, яка спрямовує читача до пов'язаної інформації в іншому місці.

Домовлятися про дату й час зустрічі, дзвінка або завдання та зазвичай додавати їх до календаря.

Узгоджений час зустрічі або відвідування, наприклад клієнта, лікаря чи керівника.

Облік зустрічей, прийомів і подій людини чи команди, зазвичай у програмі, де колеги можуть переглядати розклад і додавати зустрічі.

Найпізніша дата або час завершення роботи, подання документа чи здійснення платежу.

Заздалегідь домовлятися й резервувати щось: переговорну, авіарейс, готельний номер, столик або чийсь час.

Змінювати заплановані дату або час зустрічі, прийому чи заходу на інші.

Час, коли людина вільна для зустрічі чи роботи, або можливість скористатися чи забронювати приміщення, товар або послугу.

Повідомлення або сповіщення, яке допомагає не забути про потрібну дію: зустріч, оплату рахунку чи строк виконання.

Переносити зустріч, захід або завдання на пізнішу дату чи час, ніж було заплановано.

Такий, що має дві зустрічі одночасно, або приміщення, помилково заброньоване для двох груп на той самий час.

Визначений відрізок часу в розкладі, доступний або виділений для певної зустрічі, дзвінка, візиту чи діяльності.

Попередньо додавати зустріч до календаря, знаючи, що вона ще може змінитися або потребує підтвердження.

Книжка або цифровий календар для запису прийомів, зустрічей, нагадувань і запланованих справ за датою та часом.

Швидкий перегляд календарів, приміщень або ресурсів, щоб визначити, чи вільні вони в певний час.

Резервування переговорної кімнати або іншого приміщення на певний час, для певної мети й групи людей.

Календарне запрошення або офіційний запит із проханням до однієї чи кількох осіб відвідати нараду в певний час.

Нарада, запланована з регулярним повторенням, наприклад у другий вівторок кожного місяця.

Розташовані безпосередньо одна за одною без запланованої перерви між ними.

Прохання в запрошенні повідомити, чи одержувач буде присутній.

Внутрішній номер, з’єднаний із головною лінією компанії, для зв’язку з конкретною людиною або робочим місцем.

Залишати абонента на лінії на короткий час, зазвичай для перевірки інформації або пошуку потрібної людини.

З’єднувати абонента з потрібною людиною або відділом шляхом переведення дзвінка.

Записувати для недоступного співробітника відомості від абонента, зокрема ім’я, номер і причину дзвінка.

Система запису телефонних повідомлень, коли адресат не відповідає; також повідомлення, записане в такий спосіб.

Знову телефонувати комусь або відповідати дзвінком людині, яка раніше намагалася зв’язатися.

Ввічливе телефонне запитання, щоб дізнатися ім’я абонента перед з’єднанням із потрібною людиною.

Закінчувати телефонну розмову, кладучи слухавку або натискаючи кнопку завершення.

Фраза, що означає: телефон, на який дзвонять, уже використовується, тому зараз з’єднатися неможливо.

Центральна телефонна система організації або команда, яка відповідає на головний номер і з’єднує абонентів із потрібним внутрішнім номером.

Функція телефону, яка показує номер або ім’я абонента до відповіді й допомагає впізнати вхідний дзвінок.

Телефонний зв’язок через фіксовану дротову систему будівлі, а не мобільну мережу.

Передавання телефонного дзвінка від однієї людини, лінії або відділу до іншої.

Інформація з телефонної розмови, записана письмово або на аудіо для людини, яка тоді була недоступна.

Безперервний телефонний сигнал, який означає готовність лінії до набирання номера.

Телефонний пристрій або режим, який відтворює розмову через гучномовець і дозволяє говорити, не тримаючи слухавку.

Телефонна функція, що сповіщає людину під час розмови про спробу іншого абонента додзвонитися.

Людина біля головного входу в офіс, готель або клініку, яка зустрічає відвідувачів, відповідає на телефон і спрямовує людей до потрібного місця.

Стійка біля входу в офіс, готель або клініку, де зустрічають і обслуговують відвідувачів; також її працівники.

Записувати своє ім’я або реєструватися електронно після прибуття до будівлі, щоб залишався облік присутніх.

Картка або наліпка, яку відвідувач носить в офісній будівлі на підтвердження дозволу перебувати там; часто також відкриває певні двері.

Людина або компанія, що швидко й безпосередньо забирає та доставляє посилки й документи, часто того самого дня.