Англійська для офісного адміністрування з українськими поясненнями

Супроводжувати відвідувача до кімнати або кабінету, де на нього чекає співрозмовник.

Поставити підпис на підтвердження отримання посилки, листа або доставки.

Листи й посилки, які надсилає та доставляє поштова служба; також сама поштова система.

Листи або посилки, які офіс відправляє назовні й зазвичай збирає для поштового чи кур’єрського забирання.

Паперова форма, у якій відвідувачі або учасники записують імена й відомості про прибуття.

Поштова послуга з реєстрацією відправлення й доставлення, зазвичай із підписами для безпечнішого передавання важливих матеріалів.

Предмет або кілька предметів, загорнутих чи складених у коробку для доставлення поштою або кур’єром.

Простір біля входу, де відвідувачі прибувають, чекають, звертаються по допомогу й отримують вказівки, як знайти потрібну людину або кімнату.

Офісне приміщення, де приймають, сортують, готують і розподіляють вхідну та вихідну пошту й посилки.

Листи, посилки та інші поштові відправлення, які надходять до офісу від зовнішніх відправників.

Поштова вказівка повернути недоставлене відправлення або те, від якого відмовилися, особі, що його надіслала.

Плата за перевезення листів або посилок поштовою службою.

Офіційна поштова позначка на відправленні, яка зазвичай указує, де й коли воно потрапило до поштової системи.

Ремінець, який носять на шиї для утримування посвідчення, бейджа або невеликого предмета.

Докладний послідовний план подорожі з рейсами, поїздами, готелями, зустрічами й часом, зазвичай підготовлений до відрядження.

Місце для перебування, наприклад готельний номер або апартаменти з обслуговуванням, особливо організоване на час відрядження.

Повідомлення або документ готелю, авіакомпанії чи іншого надавача послуг, що підтверджує бронювання й містить його дані та номер.

Гроші, витрачені на ділову поїздку, зокрема транспорт, готелі, харчування та візи, які компанія зазвичай оплачує або відшкодовує.

Заздалегідь організований транспорт між аеропортом і готелем чи місцем зустрічі, наприклад таксі, автомобіль або шатл.

Короткострокове наймання автомобіля в прокатній компанії, наприклад на час відрядження.

Фіксована сума за кожен день відрядження на харчування й дрібні витрати, часто без потреби надавати чеки.

Письмові правила компанії щодо бронювання, оплати та відшкодування витрат на службові поїздки.

Організація транспорту, а іноді й проживання для відрядження, зазвичай через корпоративну систему або агента.

План із часом пересування, транспортними відомостями й основними зустрічами під час відрядження або подорожі.

Кошти, видані працівнику перед службовою поїздкою для очікуваних витрат, за які зазвичай звітують після повернення.

Авіамаршрут, у якому пункт прибуття туди відрізняється від пункту вильоту назад або початковий пункт вильоту — від кінцевого пункту прибуття.

Нічний авіарейс, який зазвичай вилітає пізно ввечері й прибуває наступного ранку.

Виплата, розмір якої залежить від відстані, пройденої працівником на власному автомобілі у службових справах.

Перелік тем наради в порядку їх обговорення, який зазвичай надсилають учасникам завчасно.

Офіційний письмовий запис наради: присутні, обговорені питання, рішення та погоджені дії.

Коротке письмове повідомлення всередині організації для інформування, оголошення зміни або доручення працівникам.

Офісне приміщення для зустрічей, зазвичай зі столом, стільцями й екраном, яке працівники бронюють заздалегідь.

Завдання, погоджене на зустрічі, із визначеним відповідальним і зазвичай строком виконання.

Надсилати документ, наприклад порядок денний, протокол або службову записку, всім, хто має його побачити.

Керувати нарадою: дотримуватися порядку денного, спрямовувати обговорення, надавати слово й забезпечувати ухвалення рішень.

Скорочення від any other business: останній пункт порядку денного для питань, не внесених до переліку.

На нарадах — офіційне повідомлення людини, яка не може бути присутньою; у протоколі — список тих, хто завчасно повідомив про відсутність.

Дзвінок через інтернет, під час якого учасники наживо бачать і чують одне одного через телефони або комп’ютери.

Готова структура документа для однакового записування відомостей про нараду, тем обговорення, рішень і завдань.

Окреме питання, заплановане для обговорення або ухвалення рішення на нараді.

Мінімальна кількість правомочних учасників, які мають бути присутні, щоб збори могли правомірно вирішувати визначені питання.

Формально підтримати передавання пропозиції іншого учасника на розгляд зборів відповідно до їхньої процедури.

Розділ порядку денного для подальшого розгляду актуальних питань із протоколу попереднього засідання.

Голос уповноваженого голови або визначеної особи, яким вирішують результат за рівності інших голосів.

Голос, поданий уповноваженою особою від імені правомочного учасника, який не голосує особисто.

Добірка порядків денних, звітів і допоміжних документів, підготовлена до засідання ради.

Файл, наприклад документ, таблиця або фото, який надсилають разом з електронним листом.

Скорочення від carbon copy: надсилати комусь копію електронного листа для відома або поле для його адреси.

Відповідати на електронний лист, надсилаючи відповідь відправникові й усім іншим одержувачам початкового повідомлення.

Автоматична відповідь на лист, яка повідомляє про вашу відсутність, дату повернення й контакт для заміни.

Короткий рядок угорі електронного листа, що повідомляє його зміст і відображається у вхідних до відкриття повідомлення.

Надсилати отриманий лист або повідомлення іншій людині чи перенаправляти дзвінки або пошту на інший номер чи адресу.

Скорочення від blind carbon copy: поле електронного листа для одержувачів, чиї адреси не бачать інші одержувачі.

Документ або предмет у тому самому конверті, що й лист; скорочення Enc. або Encl. внизу листа вказує на його наявність.

Друкований заголовок офіційного паперу з назвою компанії, логотипом, адресою й контактами; також папір із таким заголовком.

Адреса, за якою людина або організація отримує листи, посилки й інші поштові відправлення.

Привітання на початку паперового або електронного листа, наприклад звернення до адресата за ім’ям чи посадою.

Електронний лист після попереднього повідомлення, зустрічі або дії, який нагадує, підтверджує, уточнює чи просить відповісти.

Нова адреса, на яку пересилають пошту людині або офісу після переїзду з попередньої адреси.

Прийняті компанією правила слововживання, правопису, форматування, тону й оформлення письмових матеріалів.

Давати усну або письмову відповідь на повідомлення, запитання чи запит.

Послідовність пов'язаних електронних листів на одну тему, показаних разом у порядку дат.

Усталений ввічливий вислів перед ім'ям відправника наприкінці паперового або електронного листа.

Сповіщення про те, що електронного листа відкрито або позначено прочитаним у поштовій системі одержувача.

Сповіщення поштової системи, що повідомлення доставлено за призначенням, без підтвердження його прочитання.

Багаторазовий блок відомостей про відправника, який додають наприкінці електронного листа.

Збережена група адрес одержувачів для надсилання одного повідомлення всім учасникам.

Скорочення від for the attention of, яке спрямовує лист або повідомлення конкретній особі чи команді.

Комп’ютерний документ із рядками й стовпцями для списків, розрахунків та обліку бюджету, запасів, графіків тощо.

Місце зберігання в корпоративній мережі або хмарі, де колеги зберігають, відкривають і редагують ті самі файли.

Готовий файл із визначеним оформленням і стандартним текстом, що слугує основою для однакових за виглядом документів і пришвидшує роботу.

Уводити ім’я користувача й пароль або проходити іншу перевірку безпеки, щоб почати користування системою, сайтом чи застосунком.

Команда або сервіс, до яких працівники звертаються з проблемами комп’ютерів, програм, телефонів та іншого ІТ-обладнання.

Робити додаткову копію комп’ютерних файлів і зберігати її в іншому місці, щоб відновити дані після втрати чи пошкодження оригіналу.

Функція текстового редактора, що створює багато персоналізованих листів, повідомлень або етикеток, поєднуючи шаблон зі списком імен і адрес.

Програми для проведення онлайн-зустрічей із відео, аудіо, демонстрацією екрана, чатом і керуванням учасниками.

Екранне відображення того, як документ виглядатиме на папері до друку.

Розміщення тексту, зображень, полів і відступів на друкованій або цифровій сторінці.

Програма для створення, редагування, форматування й друку текстових документів, зокрема листів, звітів і протоколів нарад.

Комп'ютерна програма для впорядкування даних у рядках і стовпцях, обчислень та створення діаграм.

Скорочення від optical character recognition: технологія перетворення тексту на сканованих сторінках або зображеннях на машинозчитувані символи.

Функція редагування документів, яка записує вставлення, вилучення та інші правки для перевірки.

Межа, що починає новий розділ документа, оформлення або нумерація якого можуть відрізнятися від попереднього.

Вказівка в документі почати наступний вміст на новій сторінці.

Функція редагування тексту, яка шукає заданий текст і замінює його іншим у вибраних або всіх збігах.

Залишати вибрані рядки або стовпці електронної таблиці видимими під час прокручування решти аркуша.

Правила перевірки відповідності введених даних заданим умовам, наприклад дозволеному списку або числовому діапазону.

Вибрана частина електронної таблиці, призначена для виведення на друк.

Документ постачальника з переліком наданих товарів або послуг, цінами, загальною сумою та строком оплати.

Форма або онлайн-запит працівника на повернення коштів, витрачених на робочі потреби: поїздки, харчування чи матеріали.

Паперовий або електронний документ, що підтверджує оплату й містить куплені товари чи послуги, суму та дату.

Повертати гроші людині, яка витратила власні кошти на робочі потреби, зазвичай після надання чеків.

Оплачувані неробочі дні, на які працівник має право щороку для відпочинку й подорожей.

Паперовий або електронний запис годин, відпрацьованих працівником щодня, іноді з розподілом за проєктами чи клієнтами.

Невелика сума готівки в офісі для повсякденних дрібних оплат, наприклад пошти, молока або таксі, без звичайної платіжної процедури.

Офіційний документ, який компанія надсилає постачальникові для замовлення товарів чи послуг із переліком позицій, кількостями, цінами та номером.

Офіційно схвалювати щось, наприклад рахунок, заявку на компенсацію, бюджет або документ, часто підписом.

Знову зв’язуватися з людиною, щоб нагадати про невиконану дію, наприклад відповідь, оплату або надсилання документа.

Офіційне правило або настанова щодо поведінки працівників чи виконання офісних процедур.

Упорядкована сукупність кроків для виконання завдання або процесу від початку до кінця на роботі.