مصطلحات الإدارة المكتبية بالإنجليزية وشرحها بالعربية

يرافق زائرًا إلى غرفة أو مكتب ينتظره فيه الشخص الذي جاء لمقابلته.

يوقع لتأكيد استلام طرد أو رسالة أو شحنة.

الرسائل والطرود التي ترسلها الخدمة البريدية وتسلمها؛ وتعني أيضًا النظام البريدي نفسه.

الرسائل أو الطرود التي يرسلها المكتب، وتجمع عادةً لإرسالها بالبريد أو لتسليمها إلى شركة التوصيل.

ورقة أو نموذج مطبوع يكتب فيه الزوار أو الحاضرون أسماءهم وبيانات وصولهم.

خدمة بريدية تسجل الإرسال والتسليم، وتتطلب عادةً توقيعًا لتداول أكثر أمانًا للوثائق المهمة.

غرض أو مجموعة أغراض مغلفة أو موضوعة في صندوق لإرسالها بالبريد أو عبر شركة توصيل.

المساحة القريبة من المدخل التي يصل إليها الزوار وينتظرون فيها ويطلبون المساعدة، ومنها يُوجّهون إلى الشخص أو الغرفة المناسبة.

مساحة المكتب التي تستقبل فيها الرسائل والطرود الواردة والصادرة وتُفرز وتُجهز وتُوزع.

الرسائل والطرود وغيرها من المواد البريدية التي تصل إلى المكتب من جهات خارجية.

تعليمات بريدية تقضي بإرجاع مادة تعذر تسليمها أو رفضها إلى الشخص الذي أرسلها.

المبلغ المدفوع لقاء نقل خدمة البريد للرسائل أو الطرود.

علامة رسمية تضعها جهة البريد على الإرسالية، وتبين عادة مكان دخولها إلى النظام البريدي ووقته.

حزام يُلبس حول العنق لحمل بطاقة تعريف أو شارة أو غرض صغير.

خطة مفصلة للرحلة تسرد الرحلات الجوية أو القطارات والفنادق والاجتماعات ومواعيدها بالترتيب، وتعد عادةً قبل سفر العمل.

مكان للإقامة، كغرفة فندق أو شقة مخدومة، يُرتب خصوصًا للمسافر في رحلة عمل.

رسالة أو وثيقة من فندق أو شركة طيران أو مزود خدمة تؤكد الحجز وتذكر تفاصيله ورقمه المرجعي.

الأموال التي تنفق على رحلة عمل، مثل المواصلات والفندق والوجبات والتأشيرات، وتدفعها الشركة أو تعوض الموظف عنها عادةً.

نقل مرتب بين المطار والفندق أو مكان الاجتماع، مثل سيارة أجرة أو سيارة خاصة أو حافلة صغيرة محجوزة مسبقًا.

استئجار سيارة من شركة تأجير لمدة قصيرة، مثلًا أثناء رحلة عمل.

مبلغ ثابت يدفع للموظف عن كل يوم من رحلة العمل لتغطية الوجبات والنفقات الصغيرة، وغالبًا دون تقديم إيصالات لكل نفقة.

قواعد مكتوبة لدى الشركة لتنظيم حجز سفر العمل ودفع تكاليفه والمطالبة باستردادها.

ترتيب وسيلة النقل وأحيانًا الإقامة لرحلة عمل، عادةً عبر نظام الشركة أو وكيل سفر.

خطة تعرض أوقات السفر وتفاصيل النقل والمواعيد المهمة خلال رحلة عمل أو تنقل.

مال يُعطى للموظف قبل رحلة العمل لتغطية النفقات المتوقعة، ويُسوّى عادة بعد الرحلة.

مسار جوي تختلف فيه مدينة الوصول في الذهاب عن مدينة المغادرة في العودة، أو تختلف فيه نقطة المغادرة الأولى عن وجهة الوصول الأخيرة.

رحلة جوية ليلية تقلع عادة في وقت متأخر من المساء وتصل في صباح اليوم التالي.

مبلغ يُدفع للموظف وفق المسافة التي يقطعها بمركبته الخاصة لأغراض العمل.

قائمة بموضوعات الاجتماع مرتبة بحسب تسلسل مناقشتها، وتُرسل عادةً إلى المشاركين مسبقًا.

محضر الاجتماع سجل مكتوب رسمي يذكر الحاضرين وما نوقش وما تقرر والمهام المتفق عليها.

مذكرة قصيرة ترسل داخل المؤسسة لإبلاغ الموظفين بمعلومة أو تغيير أو طلب تنفيذ إجراء.

غرفة في المكتب للاجتماعات، تضم عادةً طاولة وكراسي وشاشة ويحجزها الموظفون مسبقًا.

مهمة اتُفق عليها في اجتماع، يُحدد لها شخص مسؤول وغالبًا موعد إنجاز.

يوزع وثيقة، مثل جدول الأعمال أو المحضر أو المذكرة، على جميع من يحتاجون إلى الاطلاع عليها.

يرأس اجتماعًا باتباع جدول الأعمال وإبقاء النقاش في مساره وإتاحة الحديث للمشاركين وضمان الوصول إلى قرارات.

اختصار any other business، وهو البند الأخير في جدول الأعمال الذي يتيح طرح موضوعات لم تدرج مسبقًا.

في الاجتماعات، اعتذار رسمي يرسله شخص لن يتمكن من الحضور؛ وفي المحضر قائمة من أبلغوا مسبقًا بغيابهم.

مكالمة يرى فيها المشاركون بعضهم ويسمعون بعضًا مباشرة عبر الإنترنت باستخدام الهواتف أو الحواسيب.

تنسيق مستند جاهز لتسجيل تفاصيل الاجتماع ونقاط النقاش والقرارات وبنود العمل بطريقة موحّدة.

موضوع واحد مخطط لمناقشته أو لاتخاذ قرار بشأنه أثناء اجتماع.

الحد الأدنى من الأعضاء المؤهلين الذين يجب حضورهم كي يتمكن الاجتماع من إجراء أعمال محددة بصورة صحيحة.

يؤيد رسميًا طرح اقتراح شخص آخر أمام الاجتماع للنظر فيه وفق إجراءاته.

قسم في جدول الأعمال لمتابعة المسائل ذات الصلة الواردة في محضر اجتماع سابق.

صوت يستخدمه رئيس مخول أو شخص معين لحسم نتيجة تعادلت فيها الأصوات الأخرى.

صوت يدلي به شخص مخول نيابةً عن عضو مؤهل لا يصوت بنفسه.

مجموعة من جداول الأعمال والتقارير والأوراق الداعمة المعدة لاجتماع مجلس الإدارة.

ملف، مثل مستند أو جدول بيانات أو صورة، يرسل مرفقًا برسالة بريد إلكتروني.

اختصار carbon copy؛ يرسل نسخة من البريد الإلكتروني إلى شخص للاطلاع، أو يشير إلى خانة إضافة عنوانه.

يرد على البريد الإلكتروني بإرسال الرد إلى المرسل وإلى جميع من تلقوا الرسالة الأصلية.

رد آلي بالبريد الإلكتروني يخبر الآخرين بأنك غائب، وموعد عودتك، ومن يمكنهم التواصل معه بدلًا منك.

سطر قصير في أعلى رسالة البريد يوضح موضوعها، ويظهر في صندوق الوارد قبل فتح الرسالة.

يرسل رسالة إلكترونية تلقاها إلى شخص آخر، أو يحول مكالمة أو بريدًا إلى رقم أو عنوان مختلف.

اختصار blind carbon copy؛ خانة بريد إلكتروني لمستلمين لا تظهر عناوينهم لبقية متلقي الرسالة.

وثيقة أو غرض يوضع في الظرف نفسه مع الرسالة؛ ويشير الاختصار Enc. أو Encl. أسفل الخطاب إلى وجود مرفق ورقي.

الترويسة المطبوعة أعلى الورق الرسمي، وتظهر اسم الشركة وشعارها وعنوانها وبيانات الاتصال؛ ويعني أيضًا الورق المطبوع بهذه الترويسة.

العنوان الذي يتلقى فيه شخص أو مؤسسة الرسائل والطرود وغيرها من الشحنات البريدية.

التحية في بداية خطاب أو بريد إلكتروني، مثل مخاطبة القارئ باسمه أو لقبه.

رسالة تُرسل بعد رسالة أو اجتماع أو إجراء سابق للتذكير أو التأكيد أو التوضيح أو طلب الرد.

عنوان جديد تُرسل إليه الرسائل بعد انتقال شخص أو مكتب من عنوانه السابق.

القواعد التي تفضلها شركة بشأن الصياغة والإملاء والتنسيق والنبرة وتخطيط المراسلات المكتوبة.

يجيب عن رسالة أو سؤال أو طلب شفهيًا أو كتابةً.

مجموعة رسائل مترابطة حول الموضوع نفسه، تُعرض معًا بترتيب زمني.

عبارة مجاملة متعارف عليها توضع قبل اسم المرسل في نهاية خطاب أو رسالة إلكترونية.

إشعار يفيد بأن رسالة بريد إلكتروني فُتحت أو عُلّمت بأنها مقروءة في نظام المستلم.

إشعار من نظام البريد يفيد بوصول الرسالة إلى وجهتها، من دون تأكيد قراءتها.

مجموعة قابلة لإعادة الاستخدام من بيانات المرسل تضاف إلى نهاية رسالة البريد الإلكتروني.

مجموعة محفوظة من عناوين المستلمين تُستخدم لإرسال رسالة واحدة إلى جميع أعضائها.

اختصار لعبارة for the attention of، ويُستخدم لتوجيه خطاب أو رسالة إلى شخص أو فريق بعينه.

ملف حاسوبي منظم في صفوف وأعمدة لتخزين القوائم وحساب الأرقام ومتابعة الميزانيات أو المخزون أو الجداول.

مساحة تخزين على شبكة الشركة أو السحابة يحفظ فيها الزملاء الملفات نفسها ويفتحونها ويحررونها.

ملف جاهز بتنسيق ونصوص معيارية يستخدم نقطة بداية لإنشاء وثائق متشابهة بسرعة وبمظهر موحد.

يدخل اسم المستخدم وكلمة المرور أو يجتاز تحققًا أمنيًا آخر لبدء استخدام نظام أو موقع أو تطبيق.

فريق أو خدمة يتواصل معها الموظفون عند مواجهة مشكلات في الحواسيب أو البرامج أو الهواتف أو معدات تقنية المعلومات.

ينشئ نسخة إضافية من ملفات الحاسوب ويحفظها في مكان آخر كي يمكن استعادة البيانات إذا فُقد الأصل أو تلف.

ميزة في معالج النصوص تنشئ خطابات أو رسائل أو ملصقات شخصية كثيرة بدمج قالب واحد مع قائمة أسماء وعناوين.

برنامج لاستضافة الاجتماعات عبر الإنترنت، يوفر أدوات مثل الفيديو والصوت ومشاركة الشاشة والدردشة والتحكم بالمشاركين.

عرض على الشاشة يبين شكل الوثيقة على الورق قبل طباعتها.

طريقة ترتيب النصوص والصور والهوامش والمسافات في صفحة مطبوعة أو رقمية.

برنامج لإنشاء المستندات النصية وتحريرها وتنسيقها وطباعتها، مثل الرسائل والتقارير وملاحظات الاجتماعات.

برنامج حاسوبي لتنظيم البيانات في صفوف وأعمدة وحساب الأرقام وإنشاء الرسوم البيانية.

اختصار للتعرّف الضوئي على الحروف، وهي تقنية تحول النص في الصفحات الممسوحة أو الصور إلى محارف تقرؤها الحواسيب.

ميزة في تحرير المستندات تسجل الإضافات والحذف والتعديلات الأخرى كي يراجعها شخص آخر.

حد يبدأ مقطعًا جديدًا في المستند يمكن أن يختلف تخطيطه أو ترقيمه عن المقطع السابق.

تعليمة في المستند تبدأ المحتوى التالي في صفحة جديدة.

وظيفة لتحرير النص تبحث عن عبارة محددة وتستبدل بها عبارة أخرى في بعض النتائج أو كلها.

إبقاء صفوف أو أعمدة محددة ظاهرة أثناء التمرير في بقية جدول البيانات.

قواعد تفحص ما إذا كانت البيانات المدخلة تستوفي شروطًا محددة، مثل قائمة مسموح بها أو نطاق أرقام.

الجزء المحدد من جدول البيانات الذي سيظهر في النسخة المطبوعة.

فاتورة من مورد تسرد السلع أو الخدمات وأسعارها والإجمالي المستحق وتاريخ الدفع.

طلب ورقي أو إلكتروني يقدمه الموظف لاسترداد ما دفعه من نفقات العمل، مثل السفر والوجبات واللوازم.

إيصال ورقي أو إلكتروني يثبت دفع ثمن شيء، ويبين ما اشتري ومبلغه وتاريخه.

يرد المال إلى شخص دفع من ماله نفقة تخص العمل، عادةً بعد تقديم الإيصالات.

أيام الإجازة المدفوعة التي يحق للموظف الحصول عليها كل سنة للراحة والعطلة.

سجل ورقي أو إلكتروني لساعات عمل الموظف يوميًا، وقد يقسم الساعات بحسب المشروع أو العميل.

مبلغ نقدي صغير تحتفظ به الشركة في المكتب لدفع تكاليف يومية محدودة، مثل البريد والحليب وسيارة أجرة، دون دورة الدفع المعتادة.

أمر شراء رسمي ترسله الشركة إلى المورد لطلب سلع أو خدمات، ويحدد الأصناف والكميات والأسعار ورقم الطلب.

يعتمد شيئًا رسميًا، مثل فاتورة أو مطالبة مصروفات أو ميزانية أو وثيقة، وغالبًا بالتوقيع.

يتواصل مع شخص مرة أخرى لتذكيره بأمر لم ينجزه بعد، مثل الرد أو الدفع أو إرسال وثيقة.

سياسة أو قاعدة رسمية توضح السلوك المتوقع من الموظفين أو كيفية اتباع إجراءات المكتب.

تسلسل الخطوات المرتبة اللازمة لإنجاز مهمة أو إجراء من بدايته إلى نهايته في مكان العمل.