مصطلحات الإدارة المكتبية بالإنجليزية وشرحها بالعربية

مساعد إداري يتولى المهام اليومية لفريق أو شركة، مثل الرد على المكالمات وإدارة المواعيد وحفظ الوثائق وطلب اللوازم.

الأوراق والنماذج والسجلات وغيرها من الوثائق التي يجب إعدادها أو إكمالها أو تدقيقها ضمن عمل أو إجراء.

اختصار لكلمة administration، أي أعمال التنظيم اليومية في المكتب مثل البريد والملفات والمواعيد والنماذج وتحديث السجلات.

مدير المكتب المسؤول عن سير العمل اليومي فيه، بما يشمل المرافق واللوازم وموظفي الإدارة والميزانية والتواصل مع الموردين.

مساعد شخصي يعمل لشخص واحد رفيع المنصب، ويدير تقويمه وبريده وسفره واجتماعاته، وقد يتعامل مع أمور خاصة أو سرية.

يحدد المهام الأهم أو الأكثر إلحاحًا ويبدأ بإنجازها.

نظام لا يملك فيه الموظفون مكاتب ثابتة، بل يستخدمون أي مكتب شاغر، وقد يحجزونه مسبقًا عبر تطبيق.

جهاز أو موزع في المكتب يوفر مياه الشرب، غالبًا باردة وأحيانًا ساخنة أيضًا.

غرفة في مكان العمل يستريح فيها الموظفون أو يأكلون أو يحضرون المشروبات أو يأخذون استراحة قصيرة.

شخص يساند فريق عمل بتنظيم المواعيد والمستندات والمكالمات والمهام الإدارية المعتادة.

تنسيق المباني والمعدات والخدمات المساندة التي تجعل مكان العمل صالحًا للاستخدام وآمنًا.

إدخال معلومات مأخوذة من مستندات مصدرية إلى نظام حاسوبي بصيغة منظمة.

الكتابة بحركات أصابع متدربة من دون النظر إلى لوحة المفاتيح.

آلة تصنع نسخًا ورقية من الوثائق؛ وتستطيع معظم طابعات المكاتب الحديثة الطباعة والمسح الضوئي والإرسال بالبريد أيضًا.

آلة متصلة بحاسوب أو شبكة تطبع النصوص والصور من الملفات الرقمية على الورق.

المواد المكتبية للكتابة مثل الورق والمظاريف والأقلام والدبابيس والمجلدات؛ وقد تعني أيضًا الورق المطبوع عليه اسم الشركة وشعارها.

يمسح وثيقة ورقية أو صورة ضوئيًا إلى الحاسوب باستخدام ماسح أو طابعة متعددة الوظائف، فتحفظ كملف رقمي.

مستلزمات المكتب اليومية مثل الورق والأقلام والحبر والمجلدات والدبابيس، وأحيانًا مواد المطبخ كالقهوة والشاي.

ظرف ورقي مسطح توضع فيه رسالة أو وثيقة لإرسالها بالبريد، مع مساحة لعنوان المستلم على الوجه.

آلة تقطع الورق إلى شرائط أو قطع صغيرة كيلا تُقرأ الوثائق السرية.

أداة مكتبية صغيرة تثبت أوراقًا معًا بدفع قطعة معدنية مثنية تسمى دبوسًا عبرها.

مسحوق دقيق تستخدمه طابعات الليزر وآلات التصوير بدل الحبر السائل لطباعة النصوص والصور، ويوضع في خرطوشة قابلة للاستبدال.

مشكلة تعلق فيها الورقة داخل الطابعة أو آلة التصوير، فتتوقف عن العمل حتى تزال الورقة.

ورقة صغيرة مربعة ملونة عليها لاصق عند حافة، تلصق على الأسطح وتزال بسهولة، وتستخدم للملاحظات والتذكير القصير.

مشبك صغير مثني من معدن أو بلاستيك يجمع أوراقًا عدة دون تدبيسها.

لوح أملس للكتابة والرسم عليه بأقلام خاصة ثم محو ما كُتب بسهولة.

مشبك معدني صغير بمقبضين قابلين للطي، يمسك رزمة سميكة من الورق دون تدبيسها.

أداة مكتبية صغيرة تثقب الأوراق ثقوبًا دائرية كي يمكن وضعها في ملف أو مجلد ذي حلقات.

حامل يضم أوراقًا كبيرة يمكن قلبها، ويُستخدم لتدوين الملاحظات والرسوم والعروض الجماعية في الاجتماعات أو التدريب.

جهاز صغير يطبع ملصقات لاصقة للملفات والرفوف والكابلات والصناديق وغيرها من أغراض المكتب.

أداة صغيرة تخلع الدبابيس المعدنية من أوراق تجمعها.

آلة تُغلّف الورق بإحكام بين طبقات واقية من البلاستيك.

حاوية قابلة للاستبدال تحتوي على حبر سائل تستخدمه طابعة نفث الحبر.

طباعة وجهي الورقة، آليًا أو بإعادة تمرير الورق لطباعة الوجه الثاني.

يرتب الصفحات المطبوعة في مجموعات كاملة، مع إبقاء صفحات كل نسخة بالترتيب الصحيح.

آلة تطبع علامة تفيد دفع رسوم البريد على المظاريف أو الملصقات البريدية.

ورق مطلي ينقل ضغط الكتابة إلى الأوراق التي تحته، فينشئ نسخًا من دون ورقة كربون منفصلة.

يضع وثيقة في مكانها الصحيح، مثل مجلد أو خزانة أو نظام حاسوبي، كي يسهل العثور عليها لاحقًا.

وثيقة مكتوبة أو مطبوعة أو إلكترونية تقدم معلومات أو إثباتًا رسميًا، مثل عقد أو تقرير أو شهادة.

نموذج يحتوي خانات لكتابة المعلومات أو إدخالها، ويستخدم للتقديم أو الطلب أو تسجيل التفاصيل بطريقة موحدة.

يملأ نموذجًا أو وثيقة بكتابة المعلومات المطلوبة في الخانات الفارغة.

غلاف أو حافظة تجمع الأوراق، أو موقع مسمى في الحاسوب تُخزن فيه الملفات.

خزانة مكتبية ذات أدراج عميقة لحفظ الأوراق والملفات مرتبة، وقد تكون قابلة للقفل.

نسخة مطبوعة من وثيقة على الورق، مقابل نسخة إلكترونية محفوظة على الحاسوب.

سري، أي خاص ومخصص للاطلاع من أشخاص معينين فقط، مثل بيانات الرواتب والعقود ومعلومات الموظفين والعملاء.

ينقل وثائق أو رسائل أو سجلات قديمة لم تعد تستخدم يوميًا إلى مكان منفصل لحفظها بأمان والرجوع إليها لاحقًا.

عمل إنشاء السجلات وتنظيمها وحفظها، مثل الفواتير والعقود وملفات الموظفين، بدقة وبطريقة تسهل العثور عليها.

نظام رقمي لتخزين وثائق العمل وتنظيمها والعثور عليها ومشاركتها وضبط نسخها وصلاحيات الوصول إليها.

نظام حفظ الوثائق وتنظيمها إلكترونيًا كي يسهل العثور عليها ومشاركتها وأرشفتها.

تنظيم المستندات المطبوعة وحفظها في ملفات أو أدراج أو خزائن مادية للرجوع إليها لاحقًا.

ممارسة أو سياسة تقضي بحفظ سجلات العمل مدة محددة قبل أرشفتها أو إتلافها.

يزيل معلومات محددة من مستند أو يحجبها قبل مشاركته.

نسخة أكد شخص مخوّل أنها مطابقة للمستند الأصلي.

توقيع يُكتب باليد بالحبر على مستند مادي.

يضيف توقيعه الثاني إلى مستند وقّعه شخص آخر من قبل، تأكيدًا له أو اعتمادًا.

يضع على المستند الأحرف الأولى من اسمه، غالبًا للإقرار بصفحة أو تعديل.

يستبدل مستندًا أو تعليمات سابقة بحيث تصبح النسخة الأحدث هي المعمول بها.

نظام حفظ مرتب حسب التاريخ يعيد المستندات أو المهام إلى الانتباه عندما يحين موعد الإجراء.

إشارة في مستند أو قسم توجه القارئ إلى معلومات ذات صلة في موضع آخر.

يرتب اجتماعًا أو مكالمة أو مهمة لتتم في تاريخ ووقت محددين، ويضيفها عادةً إلى التقويم.

موعد متفق عليه للقاء شخص أو زيارة مكان، مثل مقابلة عميل أو طبيب أو مدير.

تقويم يسجل اجتماعات شخص أو فريق ومواعيده وفعالياته، وغالبًا يُدار ببرنامج يتيح للزملاء الاطلاع عليه وإضافة مواعيد.

آخر موعد يجب أن يكتمل قبله عمل أو يُسلّم مستند أو يُدفع مبلغ.

يحجز أو يرتب شيئًا مسبقًا، مثل غرفة اجتماع أو رحلة أو فندق أو طاولة أو وقت شخص.

يغير تاريخ أو وقت اجتماع أو موعد أو فعالية مخطط لها إلى موعد جديد.

الأوقات التي يكون فيها شخص متاحًا للاجتماع أو العمل، أو إمكان استخدام غرفة أو منتج أو خدمة وحجزها.

رسالة أو تنبيه يساعد شخصًا على تذكر ما عليه فعله، كحضور اجتماع أو دفع فاتورة أو إنجاز مهمة قبل موعدها.

يؤجل اجتماعًا أو فعالية أو مهمة إلى تاريخ أو وقت لاحق مما كان مقررًا.

لديه اجتماعين أو موعدين في الوقت نفسه، أو يصف غرفة حُجزت لمجموعتين عن طريق الخطأ.

فترة زمنية محددة في الجدول متاحة لاجتماع أو مكالمة أو زيارة أو نشاط أو مخصصة له.

يدرج اجتماعًا أو موعدًا مبدئيًا في التقويم مع توقع إمكان تغييره أو الحاجة إلى تأكيده لاحقًا.

دفتر أو تقويم رقمي يسجل المواعيد والاجتماعات والتذكيرات والأنشطة بحسب التاريخ والوقت.

مراجعة سريعة للتقاويم أو الغرف أو الموارد لمعرفة إن كانت متاحة في وقت معين.

حجز غرفة اجتماعات أو مساحة أخرى لوقت وغرض ومجموعة محددة.

دعوة في التقويم أو طلب رسمي يدعو شخصًا أو أكثر إلى اجتماع في وقت محدد.

اجتماع رُتب ليتكرر وفق نمط منتظم، مثل الثلاثاء الثاني من كل شهر.

مرتب بحيث يأتي حدث بعد آخر مباشرة من دون استراحة مجدولة بينهما.

طلب في دعوة يدعو المستلم إلى إبلاغ المرسل ما إذا كان سيحضر.

رقم داخلي متصل بخط الشركة الرئيسي، يتيح للمتصل الوصول إلى شخص أو مكتب بعينه.

يُبقي المتصل منتظرًا على الخط وقتًا قصيرًا، عادةً للتحقق من معلومة أو العثور على الشخص المناسب.

يوصل المتصل بالشخص أو القسم الذي يريد التحدث إليه عبر تحويل المكالمة.

يدون معلومات من متصل لشخص غير متاح، مثل اسم المتصل ورقمه وسبب اتصاله.

نظام يسجل الرسائل الهاتفية عندما لا يجيب الشخص؛ ويعني أيضًا الرسالة المسجلة نفسها.

يتصل بشخص مرة أخرى، أو يعيد الاتصال بمن حاول الاتصال به سابقًا.

سؤال مهذب على الهاتف لمعرفة اسم المتصل قبل تحويله إلى الشخص الذي يريد التحدث إليه.

ينهي مكالمة هاتفية بوضع السماعة أو الضغط على زر إنهاء الاتصال.

عبارة تعني أن الهاتف الذي تتصل به مستخدم بالفعل، ولذلك لا يمكن توصيل المكالمة في الوقت الحالي.

نظام الهاتف المركزي في المؤسسة، أو الفريق الذي يجيب عن الرقم الرئيسي ويوصل المتصلين بالتحويلة المناسبة.

ميزة هاتفية تعرض رقم المتصل أو اسمه قبل الرد، وتساعد الموظفين على تمييز المكالمات الواردة.

خط هاتف ثابت يستخدم شبكة سلكية في المبنى، لا شبكة الهاتف المحمول.

نقل مكالمة هاتفية من شخص أو خط أو قسم إلى آخر.

معلومات تُكتب أو تُسجل من مكالمة لشخص لم يكن متاحًا وقت الاتصال.

الصوت الهاتفي الثابت الذي يدل على أن الخط جاهز لإدخال رقم والاتصال به.

جهاز أو وضع في الهاتف يبث المكالمة عبر مكبر صوت، بحيث يتحدث المستخدم من دون حمل السماعة.

ميزة هاتفية تنبه شخصًا يتحدث في مكالمة إلى محاولة متصل آخر الوصول إليه.

موظف استقبال يعمل عند المدخل الرئيسي لمكتب أو فندق أو عيادة، ويرحب بالزوار ويرد على الهاتف ويوجه الناس.

مكتب قرب مدخل مؤسسة أو فندق أو عيادة لاستقبال الزوار ومساعدتهم؛ وقد تشير العبارة أيضًا إلى الموظفين العاملين فيه.

يسجل اسمه ورقيًا أو إلكترونيًا عند الوصول إلى مبنى، كي يوجد سجل بمن دخل المكان.

بطاقة أو ملصق يرتديه زائر المبنى لبيان أنه مخول بوجوده؛ وقد تتيح البطاقة فتح أبواب معينة.

شخص أو شركة تجمع الطرود والوثائق وتسلمها بسرعة وبشكل مباشر، وقد توفر التوصيل في اليوم نفسه.